A Nota Fiscal Complementar é um documento válido juridicamente que serve para incluir informações que não foram colocadas na NFe ou corrigir dados incorretos.
Apesar de seu uso ser relativamente simples, ainda surgem dúvidas de quando utilizá-la e qual é o prazo limite para sua emissão. E é sobre isso que vamos falar no artigo de hoje, confira a seguir.
O que é uma nota fiscal complementar?
É um tipo de documento fiscal emitido para adicionar informações a uma nota fiscal anteriormente criada. Com ela é possível corrigir dados incorretos registrados anteriormente ou realizar modificações necessárias por algum motivo.
Esse documento desempenha exatamente o papel sugerido pelo seu nome: complementar informações de uma nota fiscal já existente. Em outras palavras, ela não substitui a nota fiscal anterior, de forma que é necessário apresentar ambas em conjunto para que tenham validade fiscal.
Quais são os tipos de NFe Complementar?
Existem alguns tipos de NFs Complementares: a de valor, a de quantidade e a de imposto.
Confira mais detalhes de cada uma a seguir.
Nota Fiscal Complementar de Valor
Caso haja necessidade de correção do valor em uma nota fiscal, é possível emitir uma nota fiscal complementar para incluir o montante ausente na nota fiscal original.
Para que a nota complementar de valor seja emitida corretamente, é essencial configurar uma categoria específica no sistema para este tipo de documento.
Cabe ressaltar que a nota complementar de valor também pode ser utilizada para ajustar valores de transações em moedas estrangeiras.
Por exemplo, se uma mercadoria foi vendida com base no dólar e, posteriormente, houve um aumento na cotação da moeda no momento do recebimento, será necessário emitir uma nota fiscal complementar para refletir essa diferença.
Nota Fiscal Complementar de Quantidade
Para os casos em que a nota fiscal foi emitida com uma quantidade incorreta, é viável emitir uma NF Complementar de Quantidade. Nela, é possível indicar precisamente a quantidade ausente na nota fiscal original.
Para assegurar a correta geração da nota complementar, é necessário configurar uma utilização específica para este tipo de documento.
Nota Fiscal Complementar de Imposto
A nota fiscal complementar de Imposto inclui informações e valores de impostos, como o ICMS, quando estes foram declarados com um valor inferior ao real na nota originalmente emitida.
Qual é a diferença entre NFe Complementar e Nota de Ajuste?
A principal diferença está na natureza da operação a que se refere cada nota. A nota complementar é utilizada quando há um dado errado ou pendente na NF original e é preciso corrigi-lo. Já a nota de ajuste é emitida apenas para o conserto na escrituração do documento.
Por ambos os documentos realizarem ajustes nas informações da nota fiscal original, muita gente pode confundi-las e achar que são a mesma coisa. Mas, na verdade, são documentos diferentes.
A NF Complementar serve de forma adicional para corrigir valores devido a mudança de câmbio, divergências de preço e quantidades e correções de impostos. Enquanto a NF de Ajuste regulamenta operações sem a circulação de mercadorias dentro de uma mesma empresa e suas filiais, acertando valores e corrigindo a contabilidade interna.
Quando é necessário emitir uma nota fiscal complementar?
Quando há variações de câmbio em operações de exportação, erros no cálculo de impostos e quantidades ou valores incorretos na Nota Fiscal Eletrônica (NFe) original.
Nestes casos, é essencial emitir uma nota fiscal complementar para corrigir o problema ou incluir qualquer dado ausente. Lembrando que isso é necessário quando a NFe original foi emitida há mais de 24 horas.
É importante destacar que essa segunda nota não substitui a anterior, ela apenas a complementa. Portanto, ambas devem ser apresentadas juntas, já que uma não é válida sem a outra.
Assim, a Nota Fiscal Complementar é emitida nos seguintes casos:
Exportação
É possível emitir uma NFe complementar caso a taxa do câmbio varie.
Por exemplo, a taxa do dólar, que, no momento da compra, era maior ou menor que a taxa no momento de entrega.
Diferença de preços
Quando for necessário acertar o valor original da nota que vem da diferença entre a quantidade de produtos ou o preço da mercadoria, deve haver a correção numérica.
Por exemplo, se uma NFe foi emitida com uma saída de 12 unidades, quando o correto eram 21 unidades, deve ser lançada uma NF-e complementar com 9 unidades.
Imposto errado
Se o lançamento da nota não tiver sido feito no período certo, se houver erro no cálculo do imposto, ou classificação fiscal equivocada, a NFe complementar também será necessária.
Recomenda-se a ajuda de alguém da área contábil, já que envolve informações específicas como CSOSN, CFOP e NCM.
Casos de atenção
Mas atenção: o documento só pode ser empregado se o fato gerador da nota já tiver ocorrido (geralmente, após a saída do produto para entrega) e não houver devolução do mesmo.
É importante destacar também que é mais recomendável usar o documento caso os valores da NFe emitida sejam menores que o valor correto. Afinal, a função da nota é justamente complementar um valor declarado como menor.
Quando não se deve emitir uma NFe Complementar?
Não há exatamente uma restrição, mas como já mencionado, não se trata de um documento a ser usado sem motivo específico, somente em casos de extrema necessidade.
Vejamos algumas situações onde não é necessário emitir Nota Complementar:
- Erros na NFe com menos de 24 horas: Nesse caso, se a NFe original foi emitida há menos de 24 horas, é possível cancelá-la e emitir uma nova com as informações corretas;
- Devolução ou troca de produtos: Para situações de devolução ou troca de produtos, utilize a NFe de Devolução;
- Correção de dados para consumidor final: Para ajustes nos dados destinados ao consumidor final, utilize a Carta de Correção eletrônica para corrigir a NFe original;
- Situações que não impactam a operação: Erros irrelevantes que não influenciam no valor total ou nos impostos;
- Duplicidade de informações: Evite a emissão para acrescentar informações já presentes na NFe original;
- Emissão após o prazo legal: A emissão da NFe Complementar não é permitida após o prazo legal estabelecido, e isso varia conforme o estado;
- Incompatibilidade com a NFe original: Certifique-se de que a NFe Complementar seja compatível com a NFe original para evitar inconsistências.
Caso ainda fique com dúvidas sobre a necessidade da emissão deste documento, consulte a legislação do seu estado ou um especialista em contabilidade.
O que deve constar na Nota Complementar?
Assim como em todos os documentos fiscais, é fundamental agir com cautela e atenção ao preencher a nota fiscal complementar.
Natureza da operação
A natureza da NFe complementar deve coincidir com aquela informada na NFe original, acrescida do valor “2-NF-Complementar”. A chave de acesso e o código do produto também devem corresponder aos indicados na nota original.
Informações dos documentos referenciados
O contribuinte deve completar todos os dados básicos da empresa conforme a nota original, acrescentar as informações ausentes na nota fiscal original e preencher os demais campos obrigatórios com o dígito “0” (zero).
Dados do destinatário
Devem conter o nome, endereço e CNPJ do contribuinte para o qual a NFe foi emitida.
Motivos da emissão
É necessário identificar o documento fiscal pelo motivo da emissão da nota complementar: seja para complemento de tributo, quantidade ou preço.
Essas são as informações essenciais que devem constar na Nota Complementar. Agora vejamos em casos específicos, ao que se deve atentar:
Complemento de valores de impostos
Em situações onde se busca complementar os valores de impostos, é necessário editar os campos correspondentes.
Complemento da quantidade
É de extrema importância informar o código correspondente e o valor do complemento. É importante lembrar que o valor a ser incluído na nota complementar é a diferença, ou seja, o que faltou na nota original, não o valor total.
Complemento do preço do produto
É preciso utilizar o código e a descrição correspondente da mercadoria, e inserir o dígito “0” (zero) nos campos de quantidade.
Vale lembrar que o NCM é o código que indica a classificação fiscal do produto. Quando não se refere a um produto específico, deve-se inserir o dígito “0” (zero).
Nesse caso, é necessário fornecer uma descrição “escritural” (tag “xProd”) para identificação do complemento. Por exemplo: “nota fiscal complementar referente à falta de destaque do valor do ICMS na nota fiscal original”.
Informações de transporte da NF-e complementar
Deve-se indicar a modalidade sem frete, código “9” (nove).
Informações complementares
É aconselhável especificar qual NFe o documento está complementando. Por exemplo: “nota fiscal complementar referente à NF-e 1234/21 emitida em 01/02/21”.
Essa indicação facilita a compreensão sobre o motivo da emissão da nota complementar e permite um controle mais eficiente do aproveitamento de créditos de ICMS, com o detalhamento correto do valor e da alíquota envolvidos.
Para os contribuintes do Simples Nacional
Manter as frases obrigatórias nestas notas: “Documento emitido por ME ou EPP optante pelo Simples Nacional” e “Não gera direito a crédito fiscal de IPI”.
Se a nota complementar tiver como objetivo a permissão de crédito no Simples Nacional, é necessário indicar que permite o aproveitamento de crédito no ICMS, detalhando o valor e a alíquota.
O que pode ser corrigido na nota fiscal complementar?
Em geral, podem ser corrigidos valores, quantidades e códigos fiscais de operação.
Correção de valores e quantidades na NFe
Quando uma Nota Fiscal eletrônica é emitida com erro na quantidade ou no valor dos produtos, é necessário corrigir a informação por meio de uma Nota Complementar. Esse tipo de documento ajusta os dados incorretos sem substituir a nota original.
Por exemplo, quando um estabelecimento vende 100 Kg de massa para um restaurante, mas por engano registra apenas 70 Kg na nota fiscal. Nesse caso, é preciso emitir uma NFe complementar com os 30 Kg restantes para regularizar a operação.
Já quando se trata de valores, podemos considerar como exemplo uma operação onde o valor total da venda foi de R$10.000,00, mas na nota constou apenas R$7.500,00, a empresa deve emitir a Nota Complementar com os R$2.500,00 faltantes.
Ajuste de impostos na NFe
Quando o lançamento de um imposto é feito fora do período apropriado ou seu cálculo está errado, a Nota Fiscal Complementar deve ser emitida para corrigir essas informações.
Por se tratar de informações mais específicas relacionadas ao CSOSN, CFOP e NCM, indica-se recorrer ao setor contábil da sua empresa ou profissional de contabilidade para fazer a correção dentro das regras fiscais.
Qual é o CFOP de uma nota complementar?
O CFOP da nota complementar deve ser o mesmo da nota original. É importante ter atenção na hora de preencher o Código Fiscal corretamente, pois é isso que garante a regularidade tributária da empresa.
Por exemplo: se o documento original se refere a uma venda intermunicipal de mercadorias industrializadas, o CFOP correspondente é o 5.111. Logo, uma Nota Fiscal complementar para essa transação também deverá ter o CFOP 5.111.
Por isso, o ideal é consultar a tabela dos códigos fiscais fornecidos pela Receita Federal, a fim de garantir o preenchimento correto dos dados.
Como emitir uma nota fiscal complementar?
Além estar com todas as informações que precisam ser modificadas em mãos e a nota fiscal original, há alguns pontos de atenção que devem ser observados antes de emitir:
- conferir com a contabilidade as informações tributárias corretas para comprovar a necessidade de um documento extra;
- a nota complementar deve se referenciar à nota fiscal original por meio da chave de acesso e, se o equívoco tiver sido em uma nota de exportação, os valores devem ser ajustados nos campos específicos para isso no software de notas;
- a nota complementar deve ser usada em caso de necessidade de ajuste de preço ou quantidade de mercadoria. Mas, nesse caso, o valor que deve constar é a diferença entre os preços e não o total da nova nota.
Acompanhe o passo a passo para a emissão a seguir.
Passo 1: Acesse o sistema da SEFAZ
Utilize o sistema da Secretaria da Fazenda do seu estado. Também é possível realizar a emissão de nota complementar de forma automatizada por meio de uma API de documentos fiscais, como a Focus NFe.
Passo 2: Selecione a opção de emissão Complementar
No menu principal do portal, procure pela opção de emissão de NFe Complementar.
Passo 3: Preencha os dados da Nota Fiscal Original
Insira a chave de acesso da nota fiscal que será complementada e informe o motivo da emissão da nota complementar.
Passo 4: Preencha os dados da NFe Complementar
Informe os dados relacionados a NF original e que será corrigido ou complementado, como:
- Chave de acesso da NFe original;
- Motivo da emissão da NFe Complementar;
- Dados dos produtos ou serviços que serão corrigidos;
- Valores corrigidos;
- Outras informações relevantes.
Importante: Utilize os mesmos CFOP, CST/CSOSN e NCM, assim como os mesmos dados do emitente e destinatário da nota original.
Passo 5: Assine e transmita a nota
Após preencher todos os dados, assine a NFe com seu certificado digital e transmita a nota Complementar para a SEFAZ.
Passo 6: Consulte o status
Após a transmissão, você pode consultar o status da Nota Complementar no portal da SEFAZ.
Para mais informações sobre como emitir uma NFe Complementar, consulte o manual de emissão da NFe do seu estado.
Qual o prazo para emitir uma nota complementar?
A NFe complementar deve ser emitida em até no máximo 72 horas, ou três dias corridos, após a emissão da nota original, caso o reajuste esteja relacionado a preços ou exportações.
Segundo o artigo 182 da RICMS, para algumas situações específicas como quando é obrigatória a correção de quantidade de mercadorias e impostos, os prazos podem variar conforme as regras do estado em que a nota é emitida. Por isso, consulte as regras locais.
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