O que é billing: entenda por que é importante para a sua empresa

Ricardo Acras

Billing é um sistema de faturamento utilizado para a arrecadação e cobranças em transações comerciais das empresas. A partir dele, é possível emitir o faturamento de produtos e serviços fornecidos aos clientes de forma mais prática. Entender a sua importância é essencial para os negócios que desejam ter um gerenciamento financeiro mais eficiente, especialmente para aqueles que possuem modelo de assinatura. Uma vez que esse sistema possibilita um melhor gerenciamento das cobranças periódicas. Neste artigo, você vai entender o que é billing, sua importância e como escolher e implementar o sistema ideal. Confira!

Conteúdo

O que é billing?

É um sistema ou software que facilita processos como o faturamento, arrecadação e cobrança. Trata-se do processo pelo qual uma empresa gera, envia e gerencia faturas para seus clientes. 

Muito utilizado por empresas que operam com pagamentos recorrentes, este processo inclui a determinação do valor devido, a emissão de faturas, o acompanhamento de pagamentos e a gestão de inadimplência.

Como funciona o billing para SaaS?

O billing para SaaS está ligado ao processo de gerenciamento de cobranças recorrentes de assinaturas. Com o uso desse tipo de faturamento é possível disponibilizar diferentes planos de assinatura, períodos de teste gratuitos, upgrades, downgrades e cancelamentos.

Com uma cobrança orientada por dados de uso, a empresa faz ajustes dinâmicos conforme os pacotes escolhidos, como cross sell e upsell, garantindo que cada cliente receba uma fatura personalizada. 

Além disso, dentro do SaaS ele é relevante para o gerenciamento de transações, monitoramento de pagamentos e falhas, assim como para aplicar novas tentativas de cobrança. 

Outro fator relevante é a segurança no processamento dos pagamentos. É essencial que o SaaS esteja em conformidade com padrões como o PCI Compliance para proteger os dados dos clientes, e com este tipo de faturamento isso fica mais fácil. 

Qual a importância do billing para as empresas?

Sua importância reside na sua capacidade de garantir que as receitas da empresa sejam coletadas de maneira eficiente e precisa. 

Um sistema de billing eficiente é um grande auxílio para um fluxo de caixa saudável. Isso é essencial para a sustentabilidade e crescimento do negócio. 

Além disso, ele pode ajudar a reduzir a inadimplência, melhorando a relação com os clientes através de uma comunicação clara e transparente sobre os pagamentos. Vejamos outros detalhes de sua importância a seguir.

Otimização do fluxo de caixa

Por otimizar a movimentação financeira com faturas precisas, permite que os recursos estejam disponíveis nos momentos oportunos. Dessa forma, garante que investimentos, pagamentos de despesas e a ampliação dos negócios, sejam realizados de forma segura e prática. 

Agilidade na cobrança

Com processos automatizados, fica mais fácil personalizar os critérios de cobrança para cada cliente. Isso reduz a inadimplência e leva a um melhor controle da operação como um todo.  

Transparência no atendimento

Ao dispor um faturamento de forma transparente nas operações de vendas de produtos e serviços, permite que o consumidor tenha maior clareza dos processos, estreitando o relacionamento e incentivando a fidelização do cliente. 

Conformidade legal

Outro papel importante que o billing desempenha é sua atuação a favor da conformidade legal. Isso porque ao disponibilizar faturas que cumprem com os requisitos regulatórios estabelecidos pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC), evita problemas jurídicos que ocorrem quando há práticas incorretas no faturamento. 

Contribui com a análise e tomada de decisões

Quando se mantém uma gestão de dados através desse tipo de cobrança e faturamento, é possível ter acesso a uma quantidade valiosa de informações. Isso ajuda diretamente na análise do setor financeiro da empresa e permite tomadas de decisões mais estratégicas orientadas às áreas que necessitam de melhorias ou demonstram oportunidades de crescimento. 

Quais são os benefícios de contar com um sistema de billing?

Além de automatizar processos repetitivos e facilitar a gestão financeira, esse sistema traz benefícios como:

  • Redução de erros manuais: diminui o tempo gasto em correções de cobranças indevidas, permitindo operar com equipes menores e focar na inteligência do negócio e satisfação dos clientes;
  • Redução da inadimplência: aumenta os pagamentos pontuais ao eliminar erros manuais, envia lembretes de vencimento e oferece opções de pagamento automático; 
  • Aumenta a previsibilidade de lucros: um sistema de billing eficiente oferece visibilidade dos números, ajudando gestores a tomar decisões baseadas em receitas previstas e acompanhar o crescimento com novos clientes, permitindo melhor distribuição de recursos; 
  • Insights estratégicos: ele também oferece informações valiosas sobre o comportamento dos clientes e o desempenho financeiro da empresa.

Por que automatizar o billing pode ajudar sua empresa?

Processos automatizados eliminam a necessidade de intervenção manual, permitindo que os funcionários se concentrem em tarefas mais estratégicas. Além disso, a automação pode acelerar o ciclo de recebimento, melhorando o fluxo de caixa e a previsibilidade financeira, proporcionando economias significativas de tempo e dinheiro. Entre outras razões temos:

Redução de erros

Com sistemas automatizados a chance de cometer erros é reduzida. Uma vez que evita o preenchimento incorreto de informações que podem levar a inconformidade com clientes, prejudicando o relacionamento com os consumidores e a até a imagem da empresa. 

Eficiência operacional

Quando se trata de automação, deve-se considerar que esse processo torna a realização das tarefas manuais muito mais rápidas. Logo, torna mais eficiente o ciclo de faturamento além de deixar os recursos humanos livres para se dedicarem a outras atividades mais táticas. 

Maior flexibilidade

Com um sistema automatizado de billing, fica mais fácil se adaptar a eventuais mudanças, desde novas políticas de preços a descontos e outras alterações. Isso leva a um melhor alinhamento das faturas com a realidade comercial do negócio.

Além disso, conforme a empresa cresce, os volumes de transação e faturamento também aumentam. Com a automação, fica mais fácil se adaptar sem comprometer a eficiência. 

Integração com outros sistemas

A automação permite a integração com outros sistemas como CRMs e ERP’s. Dessa maneira, é possível ter uma visão macro e unificada das transações comerciais da empresa, colaborando para uma gestão mais adequada.

Como implementar o billing na sua empresa?

A implementação de um sistema de billing começa com algumas ações e mudanças de cultura, antes mesmo da escolha de uma plataforma que atenda às necessidades específicas da sua empresa. Como:

Padronização de processos

Caso o seu negócio não possua um padrão para as atividades implementadas, aplique uma sistematização. Isso otimiza as buscas por documentos e processos relacionados à gestão. 

Algumas formas de realizar isso são instituindo fluxos de trabalho ou protocolos que facilitam a identificação dos procedimentos. Isso tudo influencia na produtividade dos colaboradores envolvidos.

Estude estratégias de billing

A implementação de um sistema de cobranças eficiente depende de boas estratégias de billing, por isso, estude referências e atualizações. Analisando o que já funciona ou não em outros cenários, os processos podem ser otimizados a longo prazo e os colaboradores podem focar na melhoria dos resultados. 

Invista em nuvem

Investir em nuvem possibilita um acesso facilitado a dados, armazenamento seguro das informações, além de permitir que a empresa se adapte a cenários diversos. 

Comunique-se de forma clara

Manter uma comunicação transparente é essencial para um bom relacionamento com o cliente. Afinal, as cobranças se iniciam antes da emissão da fatura, e ser claro quanto aos termos de serviço e contratos de trabalho, faz a diferença. 

Seja consistente

Mantenha um atendimento profissional, realizando cobranças de forma clara, detalhada e organizada. Isso mostra comprometimento e credibilidade aos clientes, mantendo seus níveis de consistência.   

Tenha como foco o faturamento recorrente

Ao focar em um faturamento recorrente, as finanças são otimizadas assim como gestão de trabalho e tomada de decisões. Dessa forma, a implementação do sistema billing fica mais fácil.

Como escolher o sistema de billing ideal?

A escolha da melhor solução pode ser complexa e exige amplo conhecimento do seu negócio. Por exemplo, pequenas empresas necessitam de automação mínima, enquanto empresas maiores e mais complexas precisam de sistemas mais avançados.

Logo, faça uma análise do seu negócio e considere os recursos que não podem faltar no sistema para atender as necessidades da empresa. Antes de escolher, avalie junto ao seu cenário coisas como:

  • Quantas assinaturas você espera processar;
  • Quantos planos de assinatura você vai oferecer;
  • Quais serão os métodos de pagamento;
  • Quais funcionalidades de billing você precisa, como: cobrança recorrente, gerenciamento de faturas, relatórios, entre outros;
  • Quais sistemas podem ser integrados ao software, se comporta CRMs e ERPs;
  • Se o fornecedor oferece suporte técnico de qualidade;
  • Se o sistema oferece APIs para integrações personalizadas;
  • Se o sistema armazena dados de forma segura;
  • Se o sistema está em conformidade com as leis e regulamentações;
  • Entre outros fatores relevantes para manter seu setor financeiro saudável.

Converse com os fornecedores e faça perguntas sobre encargos, processos, transações suportadas, recursos disponíveis, segurança e suporte. Analise também a experiência de outras empresas e o que elas dizem a respeito da solução.

Isso tudo vai te levar a uma escolha mais acertada. 

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Ricardo Acras

20+ anos de experiência como desenvolvedor. Fundador e atual CEO do Focus NFe.

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