O que significa NFCe em contingência?
Uma Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFCe) emitida em modo contingência é uma alternativa à emissão de notas fiscais em situações onde há problemas de comunicação com a Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Assim, funciona como um plano alternativo que garante a continuidade das operações de venda, mesmo nos casos em que o sistema da SEFAZ apresenta falhas ou está offline.
Entretanto, diferente da nota tradicional, a nota de contingência não é aprovada imediatamente. Isso porque é necessário lançá-la no sistema online (ERP) e aguardar o envio para aprovação.
Ainda assim, a nota fiscal em contingência não necessita de aprovação prévia do Fisco para ser emitida, o que permite a sua emissão em casos emergenciais.
Cabe ressaltar que, na maioria dos estados, o prazo de envio para aprovação é de 24h. Mas há casos, como MG e RJ, onde o prazo é até o primeiro dia útil subsequente contando a partir da emissão da nota.
Como funciona o NFCe em Contingência?
Como já mencionado, a emissão em contingência ocorre quando há impedimentos na emissão regular da nota. Dessa forma, o processo de emissão em contingência funciona da seguinte maneira:
1 Tentativa de transmissão
Quando a NFCe número 20 é enviada à SEFAZ, mas problemas técnicos impedem a conclusão da ação.
Ao optar pelo uso da NFCe em contingência, é necessário evitar a duplicidade do número do documento original encaminhado à SEFAZ. Portanto, o modelo em contingência é gerado com o número 21.
2 Emissão Offline
A NFCe número 21 é emitida em contingência. Recomenda-se a impressão da DANFE em duas vias ou o armazenamento digital de forma segura, caso seja solicitado pelo Fisco.
Importante ressaltar que, se durante a tentativa de transmissão (opção 1), a comunicação for normalizada, é apropriado cancelar a NFCe número 20. Entretanto, se a transmissão não for efetivada, a numeração utilizada na emissão offline pode ser mantida.
3 Transmissão da NFCe
Após a resolução dos problemas técnicos, a NFCe número 21 é transmitida à SEFAZ para autorização.
Se o documento for rejeitado, é necessário gerar novamente o arquivo com a mesma numeração e série para realizar a retransmissão.
Quais são os tipos de nota fiscal em contingência?
Existem dois principais tipos de nota fiscal em situação de contingência:
Contingência offline
Essa contingência perdeu a popularidade nos últimos anos, uma vez que a maioria das Secretarias da Fazenda estão migrando para um modelo totalmente online.
A emissão em contingência offline recebe esse nome por não precisar de internet para operar. Isso é útil em situações em que há uma falha na conexão, sendo um dos principais cenários para a adoção desse modelo.
O processo é feito por meio de uma impressora fiscal que torna viável a criação da nota fiscal em contingência. No entanto, mesmo utilizando esse método, é necessário enviar o XML do documento para autorização regular junto à secretaria em até 24 horas após a comunicação com a SEFAZ ser restabelecida.
Contingência da Sefaz
É um formato bastante utilizado e é adotado como padrão em grande parte dos estados brasileiros.
Nesse tipo de contingência, o problema não acontece no estabelecimento do empreendedor, mas internamente no ambiente da Secretaria da Fazenda. Em outras palavras, quando o sistema da SEFAZ enfrenta instabilidades, a própria Secretaria ativa um servidor secundário que permite a emissão da Nota Fiscal em contingência.
Para esses cenários, a emissão da nota ocorre por meio de um sistema que consegue se conectar ao ambiente de contingência ativado pela SEFAZ.
Quando utilizar a NFCe em contingência?
A emissão de notas em contingência deve ser feita em situações como:
- Instabilidade na internet que causa falha na conexão;
- Problema de comunicação com os servidores da Sefaz. Como quando há problemas no certificado ou conflito no emissor de PDV;
- Contingência habilitada pela Sefaz.
É preciso alertar que a utilização da NFe em contingência é de uso opcional para cada estado. Ou seja, em alguns locais essa emissão não é possível. Por exemplo, estados como o Ceará e São Paulo não emitem nota em contingência. O primeiro permite apenas pelo MFe enquanto o segundo somente via S@T.
Quais são os tipos de rejeições mais comuns na emissão da NFCe?
Os tipos de rejeições mais comuns durante a emissão da NFCe são as seguintes:
- Rejeição 383: Item com CSOSN indevido e Rejeição “766 – Item com CST Indevido”;
- Rejeição 737: Pagamento com cartão de crédito em sistema de automação não integrado;
- Rejeição 767: NFCe com somatório dos pagamentos da Nota Fiscal;
- Rejeição 750: NFCe com valor total superior ao permitido para destinatário não identificado.
No cenário da rejeição 383, a empresa deve manter o cadastro de seus produtos com tributação do ICMS, CST ou CSOSN corretos, de acordo com o regime da empresa. Se houver falhas no cadastro dessas informações, ocorre a rejeição.
Para corrigir o problema, o contribuinte deve ajustar os itens com CST ou CSOSN errados de acordo com sua tributação.
Na questão da somatória, a rejeição acontece porque a soma dos pagamentos é diferente do total da NFCe. Aqui, o contribuinte deve regularizar o cadastro e reenviar a NFCe para ser autorizada.
No último caso, se a nota tem um valor superior ao limite permitido pelo Estado, é obrigatório informar a identificação do destinatário.
Para evitar a rejeição, é necessário identificar o cliente durante a venda. Vale salientar que cada estado possui seu próprio valor limite e é exigido o CPF, CNPJ ou o documento de identificação da pessoa, caso for estrangeira.
Qual a diferença entre NFCe em contingência e cupom fiscal em contingência?
As principais diferenças estão no formato e no meio de emissão.
A NFCe é um documento eletrônico e pode ser gerado localmente em situações de contingência e sua a transmissão pode ser feita em outro momento.
Já o Cupom Fiscal em contingência, é um documento impresso que é emitido via equipamento físico (ECF) no próprio estabelecimento, sem transmissão eletrônica instantânea.
Os dois documentos são um meio de assegurar a continuidade das operações em circunstâncias adversas. No entanto, a NFCe tem uma dinâmica mais flexível e moderna em relação ao formato físico do Cupom Fiscal.
Por que você não deve utilizar a NFCe em contingência sempre?
Utilizar a NFCe em contingência constantemente pode causar problemas, por conta de situações como:
- As NFCes emitidas em contingência devem ser submetidas à SEFAZ no momento em que a situação se normaliza. Contudo, existe a possibilidade de rejeição, que pode resultar em retrabalho e complicações com os clientes;
- Os documentos em contingência serão disponibilizados para a consulta pública no site da SEFAZ ou via QR Code, o que pode gerar reclamações ou denúncias, caso a Nota do Consumidor não seja prontamente encontrada após a transação;
- Na emissão em contingência, o gestor da empresa corre o risco de perder informações associadas à Nota até que elas estejam registradas no sistema fiscal.
Por isso, o Fisco orienta que a NFCe em contingência deve ser acionada apenas quando há problemas que não permitem a autorização do documento em tempo real.
Como emitir a NFCe em contingência?
A emissão da NFCe em contingência pode apresentar variações dependendo do sistema adotado e das práticas estabelecidas pela Secretaria da Fazenda do respectivo estado.
De maneira geral, acontece o seguinte:
- O procedimento inicia quando a emissão regular da NFe ou NFCe não acontece por falta de comunicação entre o sistema de emissão de notas fiscais da empresa e o software da Sefaz, responsável pela autorização do documento fiscal;
- Então, após a tentativa de emissão comum não ser bem sucedida, a emissão em contingência se faz necessária. Vale ressaltar que, em alguns casos, é importante utilizar um número de nota diferente para evitar duplicidades. Assim, se a NF original possuía o número 109, o documento emitido em contingência deve ser designado com o número 110;
- Quando se utiliza uma ferramenta especializada para emissão de notas de contingência, é possível efetuar o lançamento do documento;
- Por fim, deve-se imprimir a DANFE em duas vias, enviando uma ao cliente e armazenando digitalmente a outra em local seguro;
- Assim que a comunicação entre o sistema de emissão de notas fiscais e a SEFAZ for restabelecida, o XML da nota fiscal emitida em contingência deve ser transmitido para autorização no ambiente regular de emissão.
Importante: consulte as orientações específicas da SEFAZ do estado correspondente e utilize um sistema emissor de NFCe atualizado e em conformidade com as normativas vigentes.
Como corrigir nota fiscal em contingência?
A Nota Fiscal de Consumidor eletrônica, quando emitida em contingência, não permite correções. No entanto, ela pode ser cancelada.
Para transações online, o cancelamento deve ser efetuado antes do envio do produto do estabelecimento. Já em outras circunstâncias, é possível cancelar até 24 horas após a autorização da SEFAZ.
Nota fiscal em contingência tem validade fiscal?
Para o consumidor que recebe o documento emitido, a NF em contingência tem o mesmo valor legal que uma nota padrão, sendo emitida no modelo tradicional.
Mas no caso das empresas, é essencial que o arquivo XML seja enviado à SEFAZ para que se torne um documento válido.
Como enviar a NFCe em contingência?
O envio para a SEFAZ da NFCe emitida em contingência vai depender do sistema utilizado para a sua emissão. Portanto, é preciso verificar o passo a passo específico para o sistema aplicado em sua empresa.
Em alguns casos, o reenvio ao servidor da SEFAZ ocorre automaticamente, assim que o sistema verifica o restabelecimento da conexão.
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