Saber quando emitir nota fiscal é essencial para manter a saúde fiscal de uma empresa. Segundo a legislação, a NFe deve ser emitida e disponibilizada ao consumidor já no ato da compra, e em caso de não emissão, multas podem ser aplicadas.
Mas existe um prazo para a emissão? A lei não estabelece um prazo, o importante é que a nota fique à disposição do cliente no momento em que ele adquire o produto. Já se tratando de serviços, a NF deve ser emitida na contraprestação e entregue ao consumidor, seja via online ou fisicamente.
Lembrando que apesar de não haver um prazo, a emissão não deve ser ignorada. Isso porque, segundo a legislação, deixar de emitir o documento fiscal é crime.
Acompanhe o artigo de hoje e entenda mais sobre esse assunto.
Quem pode emitir nota fiscal?
A emissão da nota fiscal é obrigatória e se aplica a todas as empresas que realizam atividades econômicas comerciais que se enquadram dentro do Protocolo ICMS 42/2007. Dentro disso, é considerado o tipo de enquadramento e o regime tributário ao qual a empresa está inserida.
Para uma empresa saber se é obrigada a emitir ou não, deve consultar o portais da Receita Federal e da Sefaz do estado que reside e, em caso de prestadores de serviços, o portal da Sefaz do município.
Os MEIs e demais empresas associadas ao regime do Simples Nacional possuem algumas situações onde são isentas da emissão de NF. Apesar disso, é preciso estar atento, uma vez que a legislação está em constante mudanças.
Quando emitir nota fiscal?
A emissão de nota fiscal para produtos deve ser realizada no ato da compra, ou seja, no momento em que o cliente paga pela compra. Já para prestação de serviços, a nota deve ser emitida na contraprestação, no ato da remuneração do serviço.
Existe prazo para emitir nota fiscal?
Segundo a legislação brasileira atual, não existe um dia, semana ou mês para emitir. O importante é manter as boas práticas.
Como por exemplo, no que se refere a produtos, a emissão deve acontecer antes do início do processo de circulação da mercadoria. Ou seja, antes do produto ser enviado ao cliente.
Isso garante que o produto tenha um documento fiscal o acompanhando antes de iniciar o seu trânsito e durante todo o percurso até chegar ao destinatário. Algumas empresas configuram seus processos de modo que a nota fiscal é gerada no momento da expedição do produto.
Qual é o prazo de validade do documento da nota fiscal?
Cada região possui uma determinação, pois prefeituras e estados podem ter suas especificações próprias.
Logo, para saber qual o prazo de validade de um documento fiscal é essencial verificar junto aos órgãos responsáveis quais são suas determinações.
Lembrando que esse processo é importante especialmente quando há fiscalização. Uma vez que se o prazo entre a emissão da nota fiscal e a entrega do produto ou serviço for considerado longo, a empresa pode sofrer tributação.
Posso emitir nota fiscal com data retroativa?
É possível emitir nota fiscal retroativa. Porém, uma permissão é necessária e sofre variações conforme a prefeitura ou a Sefaz de cada região.
Assim, é indicado conversar com os órgãos fiscalizadores da região e confirmar a possibilidade da emissão.
Por que você precisa emitir nota fiscal?
Há alguns benefícios na emissão da nota fiscal eletrônica, seja para as empresas como para os órgão governamentais e sociedade. Afinal, essa é uma forma de reduzir o desperdício de tempo e dinheiro.
Diminui custos com cartório
Esse pode ser considerado um dos principais benefícios. Isso porque a utilização da nota fiscal eletrônica reduz gastos significativos para as empresas.
Os documentos digitais geram economia na compra de papel e suprimentos de impressão. Além de poupar espaço para o armazenamento e o tempo dos funcionários que precisam organizar arquivos físicos.
Até porque a lei de guarda de documentos fiscais exige que as notas sejam mantidas por um tempo mínimo de 5 anos.
Ganho de tempo e praticidade administrativa
Outro ponto chave é o aumento na produtividade da equipe e a otimização dos processos administrativos.
Com os documentos eletrônicos, os colaboradores não precisam preencher as notas do zero, uma vez que a plataforma tem armazenado os dados dos clientes recorrentes e possui o preenchimento automático como uma de suas funções.
Ter acesso ao cadastro prévio dos clientes, produtos e serviços, otimiza a emissão tornando-a mais ágil. Além de proporcionar mais tempo para focar em tarefas mais importantes dentro da organização.
Como fazer a emissão de notas fiscais?
Para emitir notas fiscais é imprescindível estar atento a algumas informações e seguir alguns passos.
- Primeiro cadastre-se junto ao Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) da Receita Federal do Brasil (RFB) para receber seu número de CNPJ;
- Em seguida, cadastra-se como contribuinte do ICMS dos Fiscos estaduais para conseguir realizar a emissão de NFe.
- Adquira um Certificado Digital;
- Ter acesso à internet;
- Ter um programa de emissão de nota fiscal eletrônica ou usar o “Emissor de NFe”, serviço gratuito oferecido pela própria Sefaz.
Lembrando que é importante saber qual o tipo de nota será emitida, pois há documento fiscal para cada operação:
- Produto: para bens e mercadorias, se é de compra ou de venda, de remessa, retorno, devolução, exportação, importação, etc.
- Serviço: para prestação de serviços;
- Consumidor: para a venda direta sem identificação do comprador, utilizada no varejo. É equivalente ao cupom fiscal.
O que acontece se eu não emitir nota fiscal?
Não emitir nota fiscal é crime e se caracteriza como sonegação de impostos.
As penalidades vão de multas que variam entre 10 a 100% sobre o valor da NFe. Também pode ocorrer a prisão do responsável pela empresa, com pena de 6 meses a 2 anos.
Logo, em caso da não emissão, emissão com dados errados ou omissão de informações, tudo isso acarreta em tributos não pagos levando as penalidades mencionadas.
Cabe ressaltar que a fiscalização pode ser feita até 5 anos após a emissão da nota, por isso é indicado a guarda de documentos pelo mesmo período de tempo caso a Receita Federal solicite os arquivos XML.
Perguntas frequentes
Como mudar a data da nota fiscal?
Após a nota fiscal ser emitida e autorizada pela Sefaz, não é possível executar qualquer alteração. Logo, se o documento foi gerado, não há como fazer modificações.
No entanto, se for necessário fazer um procedimento de mudança de data a opção é cancelar a NFe gerada com erro.
Em seguida, emita uma nota fiscal complementar e solicite junto à Sefaz do estado a correção do erro através da Carta de Correção Eletrônica. Assim, essa carta será transmitida à Secretaria da Fazenda do seu estado.
Qual o prazo para solicitar nota fiscal?
O prazo para a solicitação da nota fiscal é de até 50 anos. Assim, dentro desse tempo, o emissor deve fazer a guarda de toda documentação fiscal, tanto para os casos de reenvio para o consumidor como para apresentar ao Fisco.
Posso emitir nota fiscal antes do pagamento?
Segundo a legislação, não há nenhuma proibição em relação à emissão da nota fiscal antes do pagamento do produto ou serviço contratado.
Porém, o empreendedor deve ficar ciente de que a emissão do documento fiscal não é uma garantia de quitação do pagamento relacionado à negociação.
A nota fiscal é apenas um comprovante da transação comercial realizada. Não significa que o pagamento foi feito de modo parcial ou integral.
O que acontece se a nota fiscal for emitida e não for paga?
Nos casos onde o cliente não paga a nota fiscal emitida contra ele, e na transação, mudanças de valores acontecerem, será necessário cancelar a primeira nota e emitir um novo documento com os valores corrigidos.
Mas se o caso não for esse, a empresa pode entrar com um pedido de cobrança judicial e apresentar a nota fiscal como comprovante da negociação.
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