O que é nota fiscal de devolução?
A nota fiscal de devolução é uma nota que registra o retorno de uma mercadoria à empresa, devolvida pelo cliente seja porque se arrependeu da compra ou porque o produto em questão estava com algum defeito.
A sua emissão é importante para o fornecedor que recebeu o produto de volta, pois é possível registrar a operação e ajustar o estoque de mercadorias, atualizar dados fiscais e pagamento de tributos.
Já para o consumidor, o documento também é válido para garantir a segurança de que o produto foi devolvido e poderá receber o valor da compra de volta.
Quando a nota de devolução é necessária?
É necessário devolver a nota fiscal em casos de bens que foram adquiridos mas não foram entregues, quando há recusa do comprador, a venda não foi concluída, ou quando já passou o prazo de cancelamento da nota fiscal de origem.
A seguir, explicamos melhor os casos de devolução, divididos em devolução de compra e devolução de venda.
Devolução de compra
A nota de devolução de compra é usada quando uma empresa devolve produtos que comprou de fornecedores. Os principais motivos são artigos com defeitos, com prazos de validade expirados, entre outros.
Devolução de venda
Neste caso, o cliente devolve produtos que adquiriu. Geralmente, acontece quando o comprador recebe produtos com avarias, diferente das especificações técnicas descritas quando comprou algo, ou em caso de arrependimento.
Como emitir nota fiscal de devolução?
Para emitir a nota de devolução, tudo vai depender do sistema emissor que é utilizado em sua empresa. Em linhas gerais, os procedimentos costumam ser os seguintes:
- Informe a finalidade do documento a ser gerado;
- Escolha a opção “nota de saída”;
- Nas notas referenciadas, insira a chave de acesso da NF de compra;
- Preencha as informações do fornecedor;
- Preencha as informações do produto;
- Insira as informações referentes à tributação;
- Forneça informações adicionais, caso tenha;
- Salve a nota e valide com certificado digital;
- Envie a nota ao Sefaz e aguarde o pedido de devolução da nota fiscal ser aceito.
Devolução com nota fiscal emitida pelo destinatário
Este tipo de devolução é para casos em que a pessoa que recebe a nota (comprador, cliente ou fornecedor) devolve o documento ao estabelecimento de compra. É o próprio destinatário quem deve emitir a nota de devolução para seguir o caminho de operação de compra e venda.
Devolução de mercadoria com a mesma nota fiscal
Já neste caso, o transportador ou o destinatário que não aceitou a mercadoria deve escrever, no verso do DANFE, o motivo da devolução, inserir a data e assinar. Após isso, a nota fiscal de origem será utilizada para que o emissor faça a NF-e de devolução. O canhoto não deve ser nem assinado, nem destacado, pois isso caracteriza entrega da mercadoria.
O emitente da nota fiscal, quando recebe o produto de volta, deve emitir uma nota de entrada, com todos os dados que identifiquem o documento de saída, a fim de comprovar que a mercadoria retornou ao estoque.
Na nota de devolução, é preciso dar atenção ao código fiscal, pois há diferenças de códigos, a depender do tipo de mercadoria.
Como fazer nota de devolução emitida pelo destinatário?
No momento da devolução, o destinatário deve preencher o campo “finalidade” com a indicação da NF de devolução.
Também é necessário registrar informações como data, número e série da nota fiscal original da compra e o motivo da devolução. Esses detalhes são essenciais para documentar o processo de devolução de forma adequada e manter conformidade com as regulamentações fiscais.
Como fazer nota de devolução com a mesma nota fiscal?
Neste caso, o destinatário que não aceitou a mercadoria deve escrever no verso do DANFE o motivo da devolução, datar e assinar. A mesma nota de origem será utilizada para que o emissor faça o documento de devolução.
O emissor, ao receber aos produtos de volta, deve emitir uma nota de entrada com todos os dados que identifiquem o documento de saída que indique que essas mercadorias voltaram ao estoque.
Emissão de nota fiscal de devolução via API
Se você é desenvolvedor(a), pode emitir notas fiscais de devolução de maneira simples pela API da Focus NF-e.
Esta emissão pode ser feita com base nos campos de uma NFe normal, contudo, é necessário mudar algumas informações para que a SEFAZ aceite o documento.
Abaixo, é possível conferir quais campos devem ser adicionados e/ou alterados para autorizar esse tipo de NFe:
| Campos | Valores | Descrição |
| tipo_documento | 0 | Esse valor é usado para notas do tipo de “entrada” |
| finalidade_emissao | 4 | O valor “4” é referênte a notas do tipo “Devolução” |
| notas_referenciadas*: chave_nfe | chave de acesso | Nesse campo deve ser informado a chave de acesso da NF-e de “saída” que originou essa devolução. |
| items: cfop | verifique com o seu contador | Esse campo varia de acordo com o CFOP utilizado na nota de origem |
*O campo “notas_referenciadas” deve ser enviado como array e não objeto, para que possa passar na validação da nossa API.
Para mais informações sobre os campos da nossa API, consulte a nossa documentação.
Como escolher o CFOP correto para a nota de devolução?
O CFOP da nota de devolução depende de cada situação.
Para compradores que precisam emitir a nota a fornecedores, esses são os códigos mais comuns:
- 5201 ou 6201: mercadorias adquiridas por processos de industrialização;
- 5202 ou 6202: mercadorias destinadas à comercialização
- 5553, 5556, 6553 ou 6556: mercadorias que compõem o ativo fixo ou para consumo da própria empresa.
Para vendedores que estejam devolvendo a nota de devolução para produtos que estão voltando, estes são os códigos mais utilizados:
- 1202: devoluções de revenda dentro do estado;
- 2202: devoluções de revenda em outros estados;
- 1201: devolução de venda de produção dentro do estado;
- 2201: devoluções de venda de produção em outros estados.
Existe prazo para emitir nota fiscal de devolução?
De acordo com a legislação vigente, não há um prazo específico para a emissão da nota de devolução. O mais indicado é que a emissão ocorra sempre que for necessário.
Em casos que envolvam operações comerciais, a devolução deve se relacionar com o prazo de garantia do produto.
Principais erros ao emitir nota de devolução
Seguem os principais erros na hora de emitir notas de devolução:
- Cadastro de CFOP
Acima, trouxemos os principais Códigos usados para nota de devolução. Ainda assim, em caso de dúvidas, ou de não se enquadrar em nenhum destes casos, consulte contadores.
- Certificado digital
Para a nota de devolução ser emitida, o certificado digital deve estar em dia. Caso esteja fora de validade, a emissão sairá com erro.
- Preenchimento dos dados
Muitas vezes falta atenção na hora de preencher os dados da nota de devolução, o que inviabiliza a sua emissão. Por isso, indicamos sistemas automatizados que evitem erros que impeçam o lançamento da nota, como o da Focus NF-e.
Principais dúvidas sobre emissão de notas de devolução
A seguir, trazemos algumas das principais perguntas quanto à emissão da nota de devolução.
Como a nota de devolução é usada para cancelar a compra?
A nota de devolução anula as operações de compra e venda que não foram concluídas, inclusive em relação aos documentos que já passaram do período de cancelamento. A mercadoria pode voltar ao estoque do produtor e os impostos podem ser contabilizados corretamente.
Vale destacar que a nota de devolução não pode ser utilizada quando as mercadorias estiverem em trânsito. Ela só pode ser emitida após a data de devolução.
O que fazer quando o imposto já foi pago?
Quando a empresa lançar a nota de devolução, poderá receber o crédito de IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), desde que os dois itens estejam lançados na nota de devolução.
É obrigatório referenciar a nota fiscal original?
Sim. Ao preencher a nota, o destinatário deve selecionar o campo “NF de devolução” no campo “Finalidade”. Ademais, é necessário registrar o número, série e a data da nota fiscal original, além do motivo da devolução.
Em que situações uma nota de devolução pode ser recusada?
Ela pode ser recusada em situações como arrependimento de compra, produtos com defeito, quando o artigo comprado não chegou no prazo previsto, ou quando já se encerrou o período de cancelamento da nota de origem.
Quais são as ferramentas para emitir notas de devolução?
É indicado um software emissor de notas fiscais para a emissão das notas de devolução, como o da Focus NF-e.
Qual a diferença entre nota de retorno e devolução?
A nota de retorno é utilizada após a emissão de uma nota de remessa, enquanto a a nota de devolução é utilizada depois da emissão de uma nota de venda ou de compra.
Simplifique sua gestão de documentos fiscais com a Focus NFe
O processo de emissão da nota fiscal de devolução exige atenção e paciência, afinal são muitos detalhes. Ter acesso a uma ferramenta que otimize e auxilie o setor fiscal faz toda a diferença.
Somos um ecossistema de soluções para a emissão e gestão de documentos fiscais, permitindo que empresas dos mais diversos portes e segmentos ganhem mais tempo para focar no que importa.
Sua empresa possui desenvolvedores, sistema interno e quer otimizar a emissão de notas? Conheça nosso conjunto de APIs para emissão de documentos fiscais!
