O que é uma Nota Fiscal?
Uma Nota Fiscal (NFe) é um documento oficial que comprova que ocorreu uma transação comercial, isto é, a compra e venda de mercadorias e a execução de um serviço.
Conforme a legislação, toda empresa deve emitir notas fiscais para vendas em caso de vendas de produtos e serviços. A exceção fica para os Microempreendedores Individuais (MEIs), que devem emitir notas fiscais somente em caso de realização de serviço para pessoas jurídicas.
Lembrando, a nota fiscal é um documento cuja emissão é obrigatória. Quem não emitir o documento, está sujeito à responsabilização por crime de sonegação fiscal.
Para que serve a consulta de Nota Fiscal?
A consulta de nota fiscal serve para confirmar a validade de um documento em órgãos competentes, como a prefeitura ou a Secretaria de Fazenda, e auxilia empresas em itens como a geração correta da guia de impostos que deve ser paga por uma organização.
Além disso, consultar uma nota fiscal é importante devido à questão da escrituração contábil, pois, em caso de fiscalização pelo Fisco, será possível provar a procedência do estoque, por exemplo.
Como faço para consultar uma nota fiscal?
Para consultar uma nota fiscal, é preciso seguir diferentes passos, como o acesso ao portal da Secretaria da Fazenda e dispor (geralmente) da chave de acesso da nota em mãos, como explicaremos a seguir para os diferentes documentos fiscais.
Consultar Nota Fiscal Eletrônica de Produto (NF-e)
Como já dissemos, a NF-e é o documento que formaliza a venda de produtos e serviços, em ambiente físico ou digital. Antes de fazer a consulta, é preciso identificar e separar todos os documentos necessários para averiguação.
Por mais que pareça óbvio, muitas pessoas esquecem de uma nota ou outra e precisam repetir o processo de consulta porque não separou todos os documentos corretamente. Então, feito isso, siga os passos abaixo:
- Acesse o site da Secretaria da Fazenda;
- Com o acesso feito, passe o mouse na aba “Serviços” e clique em “Consultar NF-e”;
- Insira a chave de acesso encontrada no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe);
- Clique no captcha que diz “você não é um robô” para comprovar que é uma pessoa real e faça a consulta.
Consultar Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A NFC-e é uma nota fiscal sob responsabilidade dos governos estaduais. Por isso, sua forma de consulta é diferente se comparada à NF-e, como mostraremos a seguir.
- Acesse o site da Secretaria da Fazenda do estado em que o documento foi emitido;
- Com a NFC-e que deseja consultar, acesse o site da Sefaz do estado de emissão do documento;
- Informe a chave de acesso;
- Em seguida, clique no campo que comprova que você não é um robô e clique em “Consultar”.
Consultar Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
O processo de consulta de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica não é igual para todas as empresas. Ele pode variar de acordo com alguns fatores.
Para empresas MEI
Para microempreendedores individuais (MEI), até 1º de setembro de 2023, o processo de consulta de uma NFS-e era feito diretamente pelo portal da prefeitura da cidade onde o serviço foi realizado.
A partir dessa data, todas as consultas à Nota de Serviços passaram a ser feitas pelo Emissor Nacional da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. Como diz o nome, Microempreendedores Individuais de todo o Brasil deverão emitir suas notas fiscais por este portal.
A seguir, temos os passos necessários para consulta.
- Faça o login no Portal Nacional da NFS-e;
- Clique na aba “NFS-e emitidas”;
- Pronto. Aparecerão todas as suas notas fiscais emitidas.
Para empresas que não são MEI
Já para empresas que não são MEI, o processo de consulta de NFS-e é um pouco diferente. Neste caso, não existe um processo padrão, pois ele varia de acordo com as leis específicas de cada município brasileiro. Portanto, o ideal é verificar caso a caso a legislação da prefeitura.
Consultar Nota fiscal de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
A consulta do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é parecida com a da NF-e, como mostraremos a seguir.
- Acesse o site da Secretaria da Fazenda;
- Passe o mouse na aba “Serviços” e, logo após, clique em “Consultar CT-e”;
- Insira a chave de acesso, preenchendo o campo que requer o seu número;
- Clique no captcha para comprovar que é um humano e realize a consulta de fato.
Consultar Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico (MDF-e)
A consulta do MDF-e pode ser feita por meio do portal da MDF-e, que é o canal oficial para o acesso a tais informações. O procedimento também é relativamente parecido em relação à emissão da NF-e, NFC-e, CT-e ou MDF-e, como mostraremos a seguir.
- Acesse o Portal Nacional da MDF-e;
- Faça o login gov.br;
- Na seção de consulta pública, insira a chave de acesso do MDF-e;
- Preencha o captcha para comprovar que é humano;
- Clique em “Consultar MDF-e”.
Realize a consulta com as informações detalhadas sobre o MDF-e e seus dados essenciais relacionados à carga transportada e ao percurso, como a situação do documento (autorizado, inutilizado, etc.), data de autorização, protocolo de emissão, entre outros.
Como consultar uma nota fiscal sem a chave de acesso?
Nos documentos anteriores, foi abordada a chave de acesso como elemento essencial no processo de intenção de consulta de nota fiscal, independente de sua natureza.
Isso porque a chave de acesso é a responsável pela “identidade” de uma nota fiscal, afinal, não existem dois documentos fiscais com a mesma chave de acesso.
No entanto, há casos em que a pessoa jurídica não tem a chave de acesso por diferentes razões, pois a empresa pode ter realizado uma compra e não ter recebido a NF-e, o emissor da nota pode ter esquecido de enviar o documento para o emitente, e assim por diante.
Porém, não se preocupe. É possível fazer a consulta de uma nota fiscal mesmo sem a chave de acesso. Mas é preciso ter conhecimento do documento fiscal em questão que se deseja consultar para que o processo de pesquisa seja bem-sucedido e você não corra riscos de voltar para a primeira página de consulta.
A seguir, mostraremos os seguintes passos.
- Acesse o portal da Sefaz de seu estado;
- Localize a opção “Consulta de NF-e”;
- Clique em “Consulta sem Chave de Acesso”;
- Informe os dados da NF-e para consulta, como o CNPJ ou CPF do emitente, a data de emissão e o valor da nota fiscal;
- Clique em “Consultar”.
Como você viu, ainda que não seja um procedimento simples, é possível achar a sua nota fiscal desejada mesmo sem a chave de acesso.
API de Manifesto do Destinatário da Focus NFe
Ao longo deste artigo, falamos sobre como pessoas físicas podem consultar uma nota fiscal.
Mas, se você deseja consultar as notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ, trata-se de um processo completamente diferente. Mas, também é possível!
A Focus NFe oferece uma API de Manifesto do Destinatário (MDe), que permite automatizar o recebimento de notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ. Tudo de forma simples, ágil e transparente por meio da nossa tecnologia especializada na emissão e gestão de documentos fiscais.
Como consultar uma nota fiscal no meu CPF?
Trata-se de um passo relativamente simples, pois, apesar das regras específicas de cada estado, existem passos comuns que se repetem independente da Unidade Federativa, conforme os passos a seguir.
- Entre no site de Notas Fiscais Eletrônicas de seu estado, que é o site da Fazenda;
- Encontre a opção de “Consultar NF-e” no site;
- Preencha as informações necessárias (como a Danfe ou o seu CPF);
- Complete o captcha de validação para conseguir ver sua nota fiscal.
Como automatizar a consulta de notas fiscais?
É possível automatizar a consulta de notas fiscais por meio de uma API de documentos fiscais, como a Focus NFe. Se a sua empresa possui programadores(as) e deseja simplificar a emissão e gestão de notas fiscais, a melhor solução é utilizar uma tecnologia como a nossa.
Com a API Rest da Focus NFe, após emitir uma nota, você pode usar a operação de consulta. Esta operação permite verificar se a nota já foi aceita para processamento, se está em processamento ou se já foi processada.
Dessa maneira, é possível consultar um grande volume de notas de maneira simples, ágil e automatizada, por meio de chamadas HTTP na nossa API especializada em documentos fiscais.
Simplifique sua gestão de documentos fiscais com a Focus NFe
Somos um ecossistema de soluções para a emissão e gestão de documentos fiscais, permitindo que empresas dos mais diversos portes e segmentos ganhem mais tempo para focar no que importa.
Sua empresa possui desenvolvedores, sistema interno e quer otimizar a emissão de notas? Conheça nosso conjunto de APIs para emissão de documentos fiscais!
