O que é NF-e?
Basicamente, é um recibo eletrônico de uma transação comercial e serve para controlar a tributação ocorrida em território nacional. Assim, toda vez que ocorre uma operação de compra e venda, é preciso recolher diversos impostos e este é o documento responsável por validar a transação e a tributação consequente dela.
A maioria dos municípios brasileiros utiliza e exige o uso de NF-e. O documento é validado por uma assinatura digital (token).
Qual a diferença entre DANFE e NF-e?
A Nota Fiscal eletrônica é um documento fiscal totalmente digital, emitido em formato XML. Enquanto o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica é a versão impressa e simplificada da NF-e.
O arquivo eletrônico da NF-e é autenticado pela Secretaria da Fazenda e só pode ser visualizado por meio de softwares específicos, seja da própria SEFAZ ou por meio de sistemas emissores autorizados.
Já a principal função do DANFE é acompanhar o transporte das mercadorias, servindo como um comprovante físico da operação comercial para facilitar a conferência e fiscalização.
É importante destacar que o DANFE não substitui a NF-e e não tem validade jurídica como documento fiscal. Ele apenas representa visualmente algumas informações da nota fiscal, como a chave de acesso, permitindo a consulta do documento original no ambiente digital.
Para que serve a NF-e?
A NF-e formaliza transações de venda que envolvem prestadores de serviço ou vendedores, compradores e órgãos públicos.
O documento garante a segurança de todos os participantes do processo de compra e venda. Além disso, pode ser usada como recibo e para recolher impostos.
Qual é a importância de emitir Nota Fiscal eletrônica?
Há uma série de vantagens atreladas ao uso da Nota Fiscal eletrônica, tais como:
- Redução de custos com armazenamento de papel impresso;
- Essencial para vendas pela internet;
- Amplia a segurança dos processos, pois eles necessitam de validação;
- Reduz o índice de erros no processo, pois eles necessitavam de nota manual;
- Aumenta a produtividade das empresas com a automatização de emissões fiscais;
- Funcionários podem focar mais em atividades que irão gerar lucro ao negócio ao não perder tempo com tarefas repetitivas.
Quem é obrigado a emitir nota fiscal?
Qualquer empresa que ofereça serviços ou comercialize produtos.
Existem alguns casos de isenção, porém, eles são bastante específicos. Mais precisamente, aquelas que se enquadram na obrigação de emitir NF-e, cujo faturamento bruto anual não ultrapasse R$ 120.000, podem solicitar dispensa de obrigatoriedade da emissão.
Quais são os tipos de documentos fiscais eletrônicos?
A Nota Fiscal eletrônica é um dos diversos tipos de documentos fiscais eletrônicos existentes no Brasil. Cada documento possui diferentes utilizações e é de fundamental importância conhecer cada um deles para saber em quais situações usá-los. Confira abaixo alguns dos principais documentos fiscais eletrônicos.
NF-e: Nota Fiscal de Produto e Mercadoria
A Nota Fiscal de Produto e Mercadoria é o nome genérico de todas as notas emitidas e armazenadas eletronicamente (itens físicos comprados em lojas online e offline). É a denominação para os documentos fiscais do modelo 55 e referem-se à venda de produtos físicos em larga escala.
Também conhecida como nota de mercadoria, deve ser emitida aos consumidores em toda aquisição de mercadoria, com o registro de operação e deve conter junto o DANFE documento físico que permite o acesso ao arquivo XML, para conferências individuais e fiscais.
NFC-e: Nota Fiscal do Consumidor eletrônica
O foco da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica é substituir os cupons fiscais emitidos principalmente no varejo. Destina-se às operações realizadas presencialmente ou com entrega a domicílio ao consumidor final, em processos internos e sem gerar crédito de ICMS à pessoa adquirente.
NFS-e: Nota Fiscal de Serviços eletrônica
As Notas Fiscais de Serviços são voltadas a serviços online ou offline, como escolas, academias, soluções SaaS e outros serviços vendidos virtualmente.
A NFS-e deve contemplar, além do serviço prestado, o ISS (Imposto sobre Serviço). A emissão pode ser destinada a uma pessoa física ou jurídica e ocorre junto à Receita Federal Brasileira (RFB) ou à prefeitura na qual a empresa ou o empreendedor estão registrados.
Pela simplicidade, costuma ser emitida pelos Microempreendedores Individuais (MEIs) e operações comerciais de SaaS, academias, hotéis e serviços de produtos digitais.
NFA-e: Nota Fiscal Avulsa eletrônica
A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica é emitida por profissionais autônomos que não possuem CNPJ, MEIs que não são prestadores de serviços e não contribuintes do ICMS.
Sua emissão é feita uma a uma no Portal Nacional da SEFAZ. Por isso, exige a digitação manual de todos os dados, não sendo indicada para negócios com uma grande demanda de notas.
NFCom: Nota Fiscal Fatura de Serviço de Comunicação eletrônica
A Nota Fiscal Fatura de Serviço de Comunicação eletrônica é um documento totalmente eletrônico com a função de facilitar a administração de obrigações acessórias. Com validade jurídica e emissão acompanhada pelo Fisco, representa uma evolução na praticidade de gestão fiscal.
Deve ser incluída para cobrança de serviços de comunicação de qualquer natureza como emissoras de rádio e TV, portais de notícias, jornais e revistas, telefonia fixa e/ou móvel, entre outros, e precisa ser emitida para empresas privadas, públicas e pessoas físicas.
CTe: Conhecimento de Transporte eletrônico
Voltado para empresas de transporte, o Conhecimento de Transporte eletrônico documenta o transporte de carga em qualquer modal, seja rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário.
MDFe: Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais
Também voltado para o transporte logístico, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais serve para atestar a conformidade legal de cargas transportadas no país.
O que é preciso para emitir NF-e?
O primeiro passo é credenciar a empresa na Secretaria da Fazenda do estado em que ela está registrada. Esse credenciamento é feito diretamente no portal da Sefaz e pode variar conforme a Unidade Federativa. Além disso, é fundamental entender qual tipo de nota será emitida, pois cada uma segue regras e plataformas de emissão diferentes.
Também é necessário adquirir um certificado digital, que funciona como a assinatura eletrônica da empresa, garantindo a autenticidade da nota fiscal. Após isso, recomenda-se escolher um sistema emissor confiável para facilitar o processo e evitar erros. Com tudo pronto, basta preencher corretamente os dados da transação e da empresa para começar a emitir as notas.
Confira detalhadamente cada ação a seguir.
Saber o tipo de nota que será emitido
Este é um processo muito importante. Como destacamos anteriormente, cada documento fiscal possui uma finalidade específica e não são emitidas da mesma forma.
Por exemplo, a Nota Fiscal de Produto (NF-e) e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) devem ser emitidas pelo software da Sefaz de cada estado, instalados no computador gratuitamente.
Já a Nota Fiscal de Serviço deve ser emitida no site da prefeitura correspondente ou via Portal Nacional da NFSe.
É de suma importância saber a nota correta a ser emitida para ter certeza das informações que devem ser incluídas e quais documentos devem acompanhar a sua nota fiscal.
Adquirir um certificado digital
Ter um certificado digital é essencial para a validação de suas notas fiscais eletrônicas. Trata-se da identidade da pessoa física ou jurídica e é utilizado para a assinatura de documentos fiscais digitais. Embora não seja obrigatório em todo o Brasil, é em boa parte dos municípios brasileiros.
O certificado digital, além de ser um mecanismo de identificação, é também uma assinatura com validade jurídica e fiscal. Ou seja, assegura que aquele documento fiscal realmente é seu, dificultando fraudes e alterações.
Existem dois tipos de certificados digitais autorizados pela ICP Brasil: o A1 e o A3.
- Certificado digital A1: arquivo digital que deve ser instalado na plataforma digital emitente. Vale por um ano e pode ser usado simultaneamente em diversos computadores/pontos de venda.
- Certificado digital A3: certificado físico, e pode ser semelhante a um pendrive, cartão ou leitor biométrico. Vale por três anos e só pode ser usado em um computador por vez.
Escolher o emissor de nota fiscal eletrônica
É verdade que você pode emitir as suas notas fiscais eletrônicas pelo sistema da prefeitura onde o seu negócio se localiza, ou, por meio do portal da Sefaz.
O grande problema é que, muitas vezes, tais plataformas de emissão de notas fiscais apresentam instabilidades e como os sistemas municipais não costumam apresentar padrão em seus sistemas, os usuários ficam confusos quanto ao que será feito.
Por isso, recomendamos sistemas pagos de emissão de notas fiscais para que você cuide de seu negócio e a parte burocrática seja automatizada.
Começar a emitir as notas fiscais
Com um bom sistema em mãos é só ir ao produto final e emitir as suas notas fiscais sem medo. Basta ter atenção e preencher pacientemente as informações relativas à transação e aos dados da empresa.
Como emitir Nota Fiscal Eletrônica?
A emissão das notas fiscais eletrônicas variam conforme o estado e sistema emissor utilizado, para cada uma há regras e formas específicas.
Vamos utilizar como exemplo um processo de emissão via sistema emissor público.
1. Instale o Software Emissor de NF-e
Para começar o processo de emissão, é essencial instalar o sistema emissor para configurar suas operações, documentos e clientes. Assim:
- Acesse a página oficial do emissor do seu estado;
- Verifique se o seu computador tem todos os plugins e configurações compatíveis com o sistema emissor;
- Clique no link indicado para iniciar a instalação;
- Após o download, instale o programa e acesse-o pela área de trabalho.
No Portal Nacional da NFe você encontra a lista completa dos portais dos emissores públicos de cada estado.
2. Cadastre o Emitente
Na primeira execução do programa, será necessário cadastrar o emitente. Para isso:
- Vá no menu “Emitente” em seguida vá em “Selecionar Emitente”;
- Depois, clique em Incluir, preencha os dados e salve;
- Por fim, selecione o emitente e clique em Iniciar.
3. Cadastre os clientes
Antes de realizar a emissão, é preciso cadastrar clientes e produtos ou serviços no sistema. Logo vá em Cadastro e selecione o menu Cliente para registrar seus clientes e o menu Produto ou Serviços para registrar os produtos que serão incluídos na nota.
4. Crie uma nova NF-e
Para gerar uma nova nota fiscal, vá em Notas Fiscais e escolha a opção “Emitir Nova Nota.” Em seguida, preencha todos os campos obrigatórios e salve o rascunho da nota se necessário como:
- CNPJ;
- Endereço;
- Razão social da empresa;
- Inscrição estadual;
- Identificação do cliente;
- Descrição dos produtos ou serviços;
- Quantidade;
- Valor unitário;
- Valor total;
- Impostos e contribuições;
- Número da nota fiscal;
- Data da emissão;
- Entre outras informações.
5. Valide a NF-e
Para verificar se todos os campos foram preenchidos corretamente, clique em “Validar”. Dessa forma, o sistema gerará a Chave de Acesso da nota.
6. Assine digitalmente
Como mencionado, é preciso ter um certificado digital válido para emissão da NFe. Por tanto:
- Com um certificado digital válido (tipo A1 ou A3), clique em Assinar;
- Escolha o certificado, digite a senha e confirme;
- A NF-e mudará para o status “Assinada”.
7. Transmita para a SEFAZ
Depois de assinado, é preciso transmitir o documento à Secretaria da Fazenda do seu estado. Basta acessar a opção Transmitir, e o sistema enviará a NF-e para a SEFAZ e aguardará o retorno.
Quando a nota for autorizada, seu status será atualizado para “Autorizada”.
8. Imprima o DANFE
Para o caso de transações comerciais de mercadorias é preciso emitir o DANFE para acompanhar o produto durante o transporte. Já para prestação de serviços, basta fazer gerar PDF e fazer o download do documento auxiliar. Para isso:
É preciso armazenar as notas fiscais eletrônicas?
Sim. Mais precisamente por um prazo de cinco anos, exigência que vale para a maioria dos estados e municípios brasileiros. O motivo para isso é a ocorrência de trocas de produtos ou serviços, controle de garantia ou fiscalizações por parte da Receita Federal.
As NF-es devem ser armazenadas em XML ou PDF, sem a necessidade de impressão. O ideal, como já destacamos, é fazer uso de softwares emissores que ajudam no armazenamento dos documentos.
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Perguntas frequentes sobre NF-e
Quando falamos em nota fiscal eletrônica, algumas dúvidas são muito frequentes. Confira as respostas às principais questões sobre emissão de NF-e abaixo.
Quem pode emitir NF-e?
Empresas devidamente inscritas no CNPJ e que estejam habilitadas pela Secretaria da Fazenda do seu estado, profissionais autônomos ou MEIs autorizados pela Sefaz.
O que é XML da NF-e?
O XML da NF-e é um arquivo digital no formato de marcação que reúne todas as informações da nota fiscal eletrônica. Ele garante a legibilidade dos dados, mesmo que a versão impressa esteja ilegível.
O que é NF-e denegada?
A NF-e denegada é uma nota fiscal que não pode ser usada porque a Sefaz identificou irregularidades cadastrais. Exemplos incluem IE inválida do emitente ou destinatário. A denegação é irreversível.
É possível emitir NF-e sem certificado digital?
A emissão de NF-e sem certificado digital depende da legislação local. Para mercadorias, o certificado é obrigatório, exceto em casos específicos como NF avulsa para MEI. Em emissores externos ao governo, o uso do certificado é sempre necessário.
Como recuperar uma NF-e perdida?
Para recuperar uma NF-e perdida, acesse o site da Sefaz com a chave de acesso de 44 dígitos e o DANFE. Digite a chave no campo indicado e baixe o XML. Caso não tenha a chave, contate a empresa emissora ou consulte seu sistema de emissão.
Como cancelar a NF-e?
Para cancelar uma NF-e, localize-a no seu emissor de notas e clique em “cancelar”. Informe o motivo e conclua a solicitação. A NF-e cancelada deve constar no livro fiscal da empresa.
O que é DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica)?
O DANFE é a representação impressa da NF-e e permite o acesso ao XML via código de barras ou chave de acesso. Ele contém dados suficientes para conferência e fiscalização. Não substitui o XML, mas facilita sua consulta.
Quem vende on-line precisa emitir nota fiscal?
Sim, quem vende online deve emitir nota fiscal conforme a Lei 8.846/94. A única exceção é para MEI que vende para pessoa física. Fora isso, a emissão é obrigatória para regularização fiscal.
Como consultar nota fiscal emitida?
Acesse o site da Sefaz do seu estado ou o portal nacional da NF-e, informe a chave de acesso presente no DANFE, complete o captcha e visualize ou baixe a NF-e (XML).
O que significa a NF-e?
NF-e é abreviação para Nota Fiscal Eletrônica, documento digital que registra operações comerciais, como vendas e prestações de serviços.
