Basicamente, é um recibo eletrônico de transação e serve para controlar a tributação ocorrida em território nacional.
Isto é, toda vez que ocorre uma operação de compra e venda, é preciso recolher diversos impostos e ele é o documento responsável por validar a transação e a tributação consequente dela.
A maioria dos municípios brasileiros adota e exige o uso de NF-e. O documento é validado por uma assinatura digital (token).
O que significa a NF-e?
Agora que já sabe o que é a NF-e, vamos lá. NF-e é abreviação para Nota Fiscal Eletrônica e, reiterando, é obrigatória para qualquer transação comercial tributável.
Para que serve a NF-e?
A NF-e formaliza transações de venda que envolvem prestadores de serviço ou vendedores, compradores e órgãos públicos.
O documento assegura a segurança de todos os participantes do processo de compra e venda. Além disso, ela pode ser usada como recibo e pode ser usada para recolher impostos.
Qual a importância da nota fiscal eletrônica?
Há uma série de vantagens atreladas ao uso da nota fiscal eletrônica, tais como:
- redução de custos com armazenamento de papel impresso;
- vendas pela internet;
- aumento de segurança dos processos, pois eles necessitam de validação;
- reduz o índice de erros no processo, pois eles necessitavam de nota manual;
- empresa torna-se mais produtiva, com a automatização de emissões fiscais;
- funcionários não perdem tempo com tarefas repetitivas e focam em atividades que irão gerar lucro ao negócio.
Quais são os tipos de documentos fiscais eletrônicos?
A Nota Fiscal Eletrônica é um dos diversos tipos de documentos fiscais eletrônicos existentes no Brasil. Cada documento possui diferentes utilizações e é de fundamental importância conhecer cada um deles para saber em quais situações usá-los. Confira abaixo alguns dos principais documentos fiscais eletrônicos.
NF-e: Nota Fiscal de Produto e Mercadoria
A Nota Fiscal de Produto e Mercadoria é o nome genérico de todas as notas emitidas e armazenadas eletronicamente (itens físicos comprados em lojas online e offline) e é a denominação para os documentos fiscais do modelo 55 e referem-se à venda de produtos físicos em larga escala.
Também conhecida como nota de mercadoria, deve ser emitida à pessoa compradora em toda aquisição de mercadoria, com o registro de operação e deve conter junto a ela o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal), que representa a NF-e fisicamente e permite o acesso ao arquivo XML, para conferências individuais e fiscais.
NFC-e: Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica
O foco da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica é substituir os cupons fiscais emitidos principalmente no varejo. Destina-se às operações realizadas presencialmente ou com entrega a domicílio ao consumidor final, em processos internos e sem gerar crédito de ICMS à pessoa adquirente.
NFS-e: Nota Fiscal de Serviços
As Notas Fiscais de Serviços são voltadas a serviços online ou offline, como escolas, academias, soluções SaaS e outros serviços vendidos virtualmente.
A NFS-e deve contemplar, além do serviço prestado, o ISS (Imposto sobre Serviço). A emissão pode ser destinada a uma pessoa física ou jurídica e ocorre junto à Receita Federal Brasileira (RFB) ou à prefeitura na qual a empresa ou o empreendedor estão registrados.
Pela simplicidade, costuma ser aplicada pelos Microempreendedores Individuais (MEIs) e para SaaS, academias, hotéis e serviços de produtos digitais.
NFA-e: Nota Fiscal Avulsa Eletrônica
A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica é emitida por pessoas autônomas que não possuem CNPJ, MEIs que não são prestadores de serviços e não contribuintes do ICMS.
É emitida uma a uma no Portal Nacional da SEFAZ. Por isso, exige a digitalização manual de todos os dados e não é indicada para negócios com uma grande demanda de notas.
NFCom: Nota Fiscal Fatura de Serviço de Comunicação eletrônica
A Nota Fiscal Fatura de Serviço de Comunicação eletrônica é um documento totalmente eletrônico com a função de facilitar a administração de obrigações acessórias, com validade jurídica e emissão acompanhada pelo Fisco, o que representa uma evolução na praticidade de gestão fiscal.
Deve ser incluído para cobrança de serviços de comunicação de qualquer natureza como emissoras de rádio e TV, portais de notícias, jornais e revistas, telefonia fixa e/ou móvel, entre outros e precisa ser emitida para empresas privadas, públicas e pessoas físicas.
CTe: Conhecimento de Transporte Eletrônico
Voltado para empresas de transporte, o Conhecimento de Transporte Eletrônico documenta o transporte de carga em qualquer modal: rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário.
MDFe: Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais
Também voltado para o transporte logístico, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais serve para atestar a conformidade legal de cargas transportadas no país.
Quem é o responsável pela emissão de nota fiscal eletrônica?
Qualquer empresa que ofereça serviços ou comercialize produtos. Existem alguns casos de isenção, porém, eles são bastante específicos.
Mais precisamente, empresas enquadradas na obrigação de emitir NF-e, cujo faturamento bruto anual não ultrapasse R$120.000, podem solicitar dispensa de obrigatoriedade da NF-e.
Como emitir Nota Fiscal Eletrônica?
Antes de mais nada, é necessário que a sua empresa ou cliente (caso você seja contador ou desenvolvedor) esteja credenciado à Secretaria da Fazenda de seu estado.
Cada Unidade da Federação é a responsável pelo cadastro de novos contribuintes na NF-e, pelo próprio portal da Sefaz e o credenciamento pode variar conforme o estado.
Após isso, seguem os passos necessários para emitir a NF-e:
- Descubra qual tipo de nota que será emitido
Este é um processo muito importante. Como destacamos, cada documento fiscal possui uma finalidade específica e não são emitidas da mesma forma.
Por exemplo, a Nota Fiscal de Produto (NF-e) e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) devem ser emitidas pelo software da Sefaz de cada estado, instalados no computador gratuitamente.
Já a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) deve ser criada no site da prefeitura correspondente.
É de suma importância saber a nota correta a ser emitida para ter certeza das informações que devem ser incluídas e quais documentos devem acompanhar a sua nota fiscal.
- Adquira um certificado digital
Ter um certificado digital é essencial para a validação de suas notas fiscais eletrônicas. Trata-se da identidade da pessoa física ou jurídica e é utilizado para a assinatura de documentos fiscais digitais.
O certificado digital, além de ser um mecanismo de identificação, é também uma assinatura com validade jurídica e fiscal, ou seja, assegura que aquele documento fiscal realmente é seu, dificultando fraudes e alterações.
Embora não seja obrigatório em todo o Brasil, é em boa parte dos municípios brasileiros.
Salientamos que existem dois tipos de certificados digitais, autorizados pela ICP Brasil, o A1 e o A3.
- Certificado digital A1: arquivo digital que deve ser instalado na plataforma digital emitente. Vale por um ano e pode ser usado simultaneamente em diversos computadores/pontos de venda.
- Certificado digital A3: certificado físico e que pode ser semelhante a um pendrive, cartão ou leitor biométrico. Vale por três anos e só pode ser usado em um computador por vez.
- Escolha o emissor de nota fiscal eletrônica
É verdade que você pode emitir as suas notas fiscais eletrônicas pelo sistema da prefeitura onde o seu negócio se localiza, ou, por meio do portal da Sefaz.
O grande problema é que, muitas vezes, tais plataformas de emissão de notas fiscais apresentam instabilidades e como os sistemas municipais não costumam apresentar padrão em seus sistemas, os usuários ficam confusos quanto ao que será feito.
Por isso, recomendamos sistemas de emissão de notas fiscais para que você cuide de seu negócio e a parte burocrática seja automatizada.
- Comece a emitir as notas fiscais
Com um bom sistema em mãos, é só ir ao produto final, que é emitir as suas notas fiscais sem medo. Basta ter atenção e preencher pacientemente as informações relativas à transação e aos dados da empresa, como:
- CNPJ;
- endereço;
- razão social da empresa;
- inscrição estadual;
- identificação do cliente com os dados supracitados;
- descrição dos produtos e serviços;
- quantidade;
- valor unitário;
- valor total;
- impostos e contribuições;
- número da nota fiscal;
- data da emissão;
- entre outras informações.
É preciso armazenar as notas fiscais eletrônicas?
Sim. Mais precisamente por um prazo de cinco anos, exigência válida para a maioria dos estados e municípios brasileiros.
O motivo para isso é a ocorrência de trocas de produtos ou serviços, controle de garantia ou fiscalizações por parte da Receita Federal.
As NF-es devem ser armazenadas em XML ou PDF, sem a necessidade de impressão. O ideal, como já destacamos, é fazer uso de softwares emissores que ajudam no armazenamento dos documentos.
Perguntas frequentes sobre NF-e
A seguir, trazemos as principais perguntas relacionadas à NF-e:
O que é XML da NF-e?
O XML é sigla para Extensible Markup Language (marcação extensível, em português) e é uma linguagem de marcação que tem a função de fazer a NF-e legível.
O XML reúne todas as informações do documento fiscal e facilita a leitura dos dados contidos na NF-e, independente se a nota original é pouco legível ou não.
Aqui, temos um texto completo sobre o XML na nota fiscal.
O que é NF-e denegada?
É uma nota fiscal cuja numeração não pode ser utilizada, pois a Sefaz detectou inconsistências, tais como:
Rejeição 301: Inscrição Estadual do emitente está irregular perante o Fisco;
Rejeição 302: Inscrição Estadual da pessoa usuária encontra-se irregular perante o Fisco;
Rejeição 303: Destinatário está inabilitado a fazer operações em seu estado.
Ressaltamos que o processo de denegação de nota fiscal é irreversível.
É possível emitir NF-e sem certificado digital?
Tudo depende das normas de sua cidade ou estado. Em caso de NFS-e, a maioria dos municípios permite a emissão sem um vínculo com o certificado digital, inclusive para MEIs.
Em caso de emissão de NF-e relativa a mercadorias, é obrigatório o vínculo do certificado digital com a Sefaz do seu estado.
Salientamos que alguns estados não exigem o certificado digital em caso de emissão de notas fiscais avulsa para empresas do MEI. Consulte os órgãos competentes estaduais para saber se esta particularidade se aplica a sua empresa.
Outro ponto importante é que todos os emissores externos aos portais governamentais exigem a utilização do Certificado Digital. Afinal, este é o meio que garante a conexão segura entre os servidores estaduais e municipais e autorizar a emissão de notas.
Como recuperar uma NF-e perdida?
Consulte o site da Sefaz com a chave de acesso da sua nota fiscal em mãos (com 44 números) e também ter o DANFE em mãos.
Com tais dados, entre no site da NF-e e digite a chave de acesso no campo apontado, mais precisamente aquela que contém o DANFE.
Depois, informe o código de acesso da imagem no site e faça o download do XML.
Se não tiver a chave de acesso, entre em contato diretamente com a empresa emissora fornecedora da NF-e, ou, faça a busca em seu software emissor de notas fiscais, pois ele armazena seus documentos antigos.
Como cancelar a NF-e?
Em caso de erros nas informações emitidas na nota fiscal, basta localizar a nota fiscal no emissor de notas que você utiliza e clique em “cancelar”.
Logo após, preencha o motivo do cancelamento da NF-e e conclua a solicitação.
Não é demais lembrar que notas fiscais canceladas devem compor o livro fiscal da sua empresa, a fim de evitar problemas com os órgãos reguladores, como o Fisco.
O que é DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica)?
Basicamente, é a representação da nota fiscal eletrônica. É graças ao DANFE que é possível acessar o XML da NF-e.
Para destrinchar ainda mais, é ele quem possibilita a consulta da NF-e nos servidores da Sefaz, por meio do código de barras ou da chave de acesso.
Boa parte das informações são aquelas suficientes para fiscalização e conferências, tornando desnecessário o uso do arquivo XML.
Conclusão
Como mostramos no decorrer deste texto, a NF-e é um documento obrigatório para qualquer tipo de transação comercial e pode ter diversos tipos.
Por ser um documento de extrema importância e que é emitido tantas vezes pelas empresas (em vários casos, são muitas emissões por dia), é uma questão de sobrevivência possuir um software emissor de notas fiscais.
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