O cancelamento de nota fiscal é um procedimento que pode acontecer por diversos motivos, desde o preenchimento incorreto dos dados a cálculo de impostos também feito erroneamente.
Vale destacar que o processo de cancelamento exige atenção a diversos pontos, como o prazo, a fim de evitar o pagamento de multas.
No artigo a seguir, abordaremos o cancelamento de nota fiscal: quando ele é necessário, documentos necessários para cancelar a nota, como evitar erros no documento, entre outros pontos.
Quais são os motivos para cancelar uma nota fiscal?
Um dos casos que o cancelamento é possível é quando há erros de informação na nota. Com o fluxo de informações que temos que lidar diariamente, equívocos podem acontecer e a maneira de reparar isso é cancelar e emitir uma nova nota com as informações corretas.
Outra coisa que pode acontecer é a desistência do cliente de um produto que já foi comprado (e, consequentemente, cuja nota também já foi emitida). Neste caso, você também pode cancelar a nota.
Existem algumas regras relacionadas ao Fisco para que o cancelamento da nota fiscal possa acontecer:
- o cancelamento só é permitido antes da saída da mercadoria;
- o destinatário não pode realizar a Ciência da Emissão (informa o conhecimento da existência da nota fiscal à Receita Federal);
- com todos os requisitos atendidos, é permitido o cancelamento da nota em até 24 horas após a emissão.
**Qual a diferença entre cancelamento e devolução de notas fiscais? **
O cancelamento de nota fiscal é quando uma transação é anulada antes da efetivação do pagamento ou entrega do produto final, por diversos motivos, como os supracitados anteriormente. A nota fiscal pode ser invalidada e um novo documento pode ser emitido para comprovar a correção ou o cancelamento da transação.
Já a devolução ocorre quando o pagamento foi realizado e o produto/serviço foi entregue, mas a pessoa compradora resolve devolver o produto por motivos como arrependimento ou problemas do produto.
Ela envolve a anulação da venda e o retorno do produto/serviço ao vendedor e é emitida uma nota fiscal de devolução para registrar o retorno do item ao estoque da empresa.
**Qual o prazo para o cancelamento de uma nota fiscal? **
O cancelamento de nota fiscal só pode ser feito dentro do período de 24 horas após a autorização da Secretaria da Fazenda do estado.
Após esse período, não é mais possível cancelar a nota. Porém, é possível recorrer à Sefaz com uma justificativa para cancelar a nota fiscal em questão.
Junto ao prazo, há dois critérios que devem ser levados em consideração para o cancelamento da NF-e.
Um deles é que a mercadoria que está em processo de comercialização não pode ter saído do estabelecimento de origem, pois, se já encaminhada ao consumidor, a mesma não poderá ser cancelada.
Ademais, o destinatário não poderá confirmar a ciência da nota fiscal emitida, pois, do contrário, o cancelamento não pode acontecer.
Quais são os pré-requisitos para cancelar a nota fiscal?
O principal pré-requisito para cancelamento de nota fiscal é que tal procedimento deve ser feito em até, no máximo, 24 horas após a autorização da Sefaz (Secretaria da Fazenda).
Caso isso não seja feito, será obrigatório recorrer à Sefaz para o cancelamento da NF-e.
Outras regras para o cancelamento são:
- a NF-e não pode ter sido emitida há mais de sete (7) dias;
- se a nota fiscal estiver vinculada a um Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) ou Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDFe), o prazo para cancelamento cai para 24 horas após a emissão do documento vinculado;
- caso haja um MDFe encerrado ou com evento de circulação registrada vinculado a uma nota fiscal, o cancelamento não é permitido;
- a NF-e não pode estar vinculada a uma Carta de Correção.
Além disso, no caso de notas fiscais de produtos, o produto que será entregue ainda não deve ter saído para transporte e o destinatário também não deve ter confirmado a ciência do documento fiscal.
Quando é necessário cancelar uma nota fiscal eletrônica?
Sucintamente, uma nota fiscal deve ser cancelada quando há algum vício ou falha durante o processo de emissão, geralmente, após o envio ou validação do documento por parte da Sefaz.
A seguir, listamos os principais motivos que levam ao cancelamento de uma nota fiscal.
Preenchimento incorreto de dados
Trata-se do motivo mais comum para cancelar uma nota fiscal. No caso, os erros podem acontecer com dados cadastrais do cliente, quantidades, valores, desconto ou mesmo informações gerais.
Códigos como CST, CFOP, CEST, NCM, entre outros, também podem ser alvos de erros durante a emissão.
Cálculo errado dos tributos
Quando os impostos são calculados erroneamente, não há outra coisa a ser feita, a não ser o cancelamento da nota fiscal, pois nenhuma empresa vai aceitar o pagamento de um imposto indevido, como também não deixará de pagar os tributos devidos por conta de erros no cálculo das notas fiscais.
Emissão feita em data incorreta
Como a data da emissão da nota fiscal é sempre a mesma em que o procedimento está sendo emitido, é muito comum que as empresas aguardem alguns dias para faturar alguma venda, com o propósito de postergar o pagamento de determinados tributos.
Porém, se por motivos de falha ou esquecimento, o documento fiscal tiver sido emitido em um dia indesejado, o mesmo pode ser cancelado, desde que o prazo de 24 horas não tenha sido ultrapassado.
Desistência de uma das partes
Se o consumidor ou prestador de serviço desistir de prosseguir com a negociação e a cobrança ou pagamento de valor acertado previamente, o cancelamento de nota fiscal é o procedimento indicado para tal relação comercial.
**Qual é a documentação necessária para cancelar uma nota fiscal? **
Para cancelar uma nota fiscal, os documentos mais comuns são os seguintes:
- Número da nota fiscal ou da Chave de Acesso: pois são os documentos que identificam a nota a ser cancelada;
- CNPJ ou CPF do emitente da nota fiscal ou do tomador de serviço: que contém a informação de quem emitiu a nota;
- Certificado digital: necessário para acesso aos portais da Sefaz e para autenticação do pedido de cancelamento, o que garante a segurança e a integridade do processo;
- Em alguns casos, como nas Notas Fiscais de Serviço (NFS-e), pode ser exigida uma declaração do tomador de serviço, em que este confirma que a operação não ocorreu e que o documento não foi utilizado para fins de crédito.
Como solicitar o cancelamento de nota fiscal?
Conforme já dito, para cancelar a nota fiscal após 24 horas da sua emissão, é necessário recorrer à Sefaz, com a possibilidade de penalidades e procedimentos específicos que variam conforme o estado.
Vale dizer que nem todos os estados permitem o cancelamento após 24 horas, nem mesmo pela Sefaz, como o caso do Distrito Federal. Logo, é preciso pagar os tributos devidos ou recorrer a outros meios, como mostraremos a seguir.
Qual o valor de cancelamento de uma nota fiscal?
O cancelamento de nota fiscal após o prazo de 24 horas acarreta uma multa de, geralmente, de 1,5% do valor da transação. Porém, o valor varia conforme o estado. Por isso, o ideal é recorrer a um contador ou consultar a Sefaz.
Vale lembrar que cada estado tem um prazo limite para cancelar uma nota fiscal. Por exemplo, no estado de São Paulo, o limite é de 480 horas para cancelamento; já em Mato Grosso, o contribuinte possui somente duas horas para a operação. Logo, o ideal é cancelar a NF-e o mais rápido possível para evitar multas.
Como efetuar o pagamento da taxa de cancelamento de uma nota fiscal?
Antes de mais nada, é importante dizer que os procedimentos para a emissão da taxa podem variar de acordo com cada estado. Em geral, o processo passa pelo portal da Sefaz estadual e pode envolver etapas semelhantes às abaixo (com diferenças dependendo da Sefaz):
- Faça um pedido formal, com detalhes do motivo do cancelamento tardio;
- Em determinados casos, será preciso pagar taxas de serviços estaduais e/ou emitir um Documento de Arrecadação (DAR);
- Após a análise da solicitação de cancelamento, o mesmo será autorizado.
O que fazer depois do cancelamento da nota fiscal?
Basicamente, seguir os mesmos passos de um cancelamento comum fora do prazo, como:
- procurar em seu sistema de notas fiscais aquela que você deseja cancelar;
- abrir a nota fiscal;
- procurar pela opção de cancelamento;
- seguir as regras indicadas de acordo com o seu estado.
O que fazer quando não é possível cancelar uma nota fiscal?
É possível utilizar uma Carta de Correção Eletrônica (CCe) e o outro é fazer um pedido de anulação da nota.
A carta de correção, apesar de poder ser utilizada em diversas situações, mas ela não pode ser emitida em alguns casos como:
- dados que precisam ser corrigidos interferem diretamente na base de cálculo de tributos;
- o erro envolve dados substanciais do remetente ou destinatário;
- a data de emissão do documento fiscal está errada.
Assim como o cancelamento, este procedimento também está sujeito à autorização por parte da Sefaz.
Quando a carta de correção na nota fiscal pode ser feita?
Em situações em que o remetente do produto envia uma nota fiscal com conteúdo incorreto, seja por erro de digitação ou falta de atenção, como informar o número de mercadoria diferente do que realmente foi despachado.
O que pode ser corrigido na carta de correção?
Lembramos que nem todas as informações de uma nota fiscal podem ser corrigidas. Por isso, listamos abaixo quais informações podem ser corrigidas com Carta de Correção:
- número da nota fiscal;
- valor da operação ou prestação;
- dados do destinatário (nome, endereço, CPF, CNPJ);
- dados do remetente (nome, endereço, CPF, CNPJ);
- descrição da mercadoria;
- quantidade de mercadorias;
- peso ou volume da mercadoria;
- Código Fiscal de Operação e Prestação (CFOP), desde que não haja alteração de natureza de impostos;
- Código de Situação Tributária (CST) se não houver alteração de valores fiscais;
- peso, volume e acondicionamento do item, contanto que não interfira na quantidade faturada do produto;
- data de saída (desde que seja no mesmo período de apuração do ICMS);
- dados do transportador — endereço do destinatário (desde que não haja mudança total);
- dados adicionais, como transportadora, nome do vendedor e número do pedido.
Quais dados não podem ser alterados na carta de correção?
Não podem ser modificados:
- valores fiscais que determinam o valor do imposto, tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação;
- dados cadastrais que impliquem mudança do remetente ou destinatário;
- descrição de mercadoria que altere as alíquotas de impostos;
- destaque de impostos ou quaisquer outros dados que alterem o cálculo ou a operação do imposto.
Como evitar erros nas suas notas fiscais?
A seguir, damos dicas específicas referentes a erros comuns que causam o cancelamento de nota fiscal e como os mesmos podem ser evitados.
Dados incorretos
Este, sem dúvida, é o motivo mais recorrente para o cancelamento de notas fiscais. Por isso, é interessante checar as informações (valores, prazos, nome do cliente e datas) para evitar esquecimentos.
Não emitir a NF
Não deixe de emitir as notas fiscais da sua empresa, pois a ausência de emissão da NF-e pode acarretar problemas com órgãos fiscalizadores e a imputação de crimes como sonegação de impostos ao seu estabelecimento.
Confusão nos tipos de nota
Com a ajuda da pessoa contadora, é possível identificar se há problemas nas notas emitidas e orientar você a solucionar eventuais problemas.
Ignorar o tempo de armazenamento das notas fiscais
Como você sabe, as notas fiscais emitidas pela sua empresa devem ser armazenadas por um período de cinco anos a partir de sua emissão, independente do meio (físico ou digital).
Para evitar perdas, é recomendável que a equipe de gestão faça um backup das notas em um sistema em nuvem, para assim haver chances de recuperação caso os documentos sejam perdidos.
Emissão manual de notas fiscais
O uso da tecnologia no armazenamento de notas fiscais é essencial para evitar erros que comprometam a saúde financeira de seu negócio. Por isso, é desejável a adoção de sistemas de emissão de documentos fiscais, como a Focus NF-e.
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Perguntas frequentes sobre cancelamento de nota fiscal
A seguir, as principais perguntas quando se fala sobre cancelamento de nota fiscal.
O que escrever no motivo de cancelamento de nota fiscal?
Basicamente, o que levou ao cancelamento da nota, isto é, se houve desistência de uma das partes de prosseguir com a negociação, se dados foram preenchidos incorretamente, se impostos foram calculados de forma errônea, ou ainda, se a emissão do documento foi feita em uma data errada.
Quando é necessário anular a NF-e?
Caso o erro da nota fiscal não seja passível de Carta de Correção e o prazo de 24 horas já tiver sido passado, o outro caminho é solicitar a anulação do documento emitido.
O emissor, neste caso, deverá emitir uma nota de devolução por parte do destinatário e arcar com sanções previstas em leis, além das específicas para cada estado — por isso, não deixe de consultar as regras de seu estado.
Que tipo de nota fiscal pode ser cancelada?
Somente aquela cujo uso já tenha sido autorizado pelo Fisco (protocolo “Autorização de Uso”) e contanto que ainda não tenha ocorrido o fato gerador, isto é, a mercadoria ainda não tenha saído do estabelecimento.
Quando a nota fiscal é cancelada, paga imposto?
A nota fiscal cancelada não paga impostos. Se um imposto foi pago antes do cancelamento, o mesmo será estornado.
Posso cancelar uma nota fiscal emitida?
Sim, desde que se obedeça ao prazo geral de 24 horas após a emissão, para que não seja necessário pagar multas pelo cancelamento posterior a esse limite.
Cancelar nota fiscal é crime?
Não, porém, é necessário se atentar às regras específicas, preferencialmente por meio de consulta à Sefaz de seu estado para verificar normas relacionadas a multas (se for o caso) e a prazos.
