A validação de uma nota fiscal nada mais é do que confirmar que o documento foi emitido corretamente, sem adulterações e devidamente autorizado pela SEFAZ.

Fazer a verificação é uma forma de garantir a segurança jurídica, evitar fraudes, confirmar dados da operação e assegurar as obrigações fiscais antes de usar, registrar ou conferir a nota.

Continue lendo para entender como validar notas fiscais e evitar problemas na sua rotina tributária.

Como fazer validação de nota fiscal?

O processo de validação é feito de forma digital e pode ser realizado através dos sites da SEFAZ estaduais, Portal Nacional da Nota Fiscal eletrônica ou Serviço Federal de Processamento de Dados.

Vamos ver como funciona este processo em cada um dos canais a seguir.

Site da Secretaria da Fazenda do Estado

Um dos caminhos mais simples para realizar a validação de nota fiscal é pela SEFAZ estadual. Basta acessar o site específico do estado em que se refere a nota e incluir os dados solicitados.

No estado do Paraná, por exemplo, é preciso acessar o portal Sistema Público de Escrituração Digital, digitar a chave de acesso do documento e escolher entre as opções de consulta em ambiente de homologação ou no de produção.

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Portal da Nota Fiscal

Outra opção é verificar por meio do Portal da Nota Fiscal realizando os seguintes passos:

  • Na área “Serviços”, clique em “Consultar NFe”;
  • Digite a chave de acesso, que consta na própria NFe;
  • Valide o Captcha;
  • Na sequência, aparecerá a visualização da nota, permitindo a verificação.

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Serpro

A validação de nota fiscal via Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro), é uma possibilidade ofertada pelo Governo Federal. Aqui, a verificação é realizada por meio dos serviços oficiais conectados diretamente à base do SPED, garantindo acesso seguro e atualizado às informações da NFe.

No entanto, a empresa deve possuir o certificado digital do emissor ou destinatário para utilizá-lo, pois o SERPRO restringe o acesso a terceiros.

Após integrar a aplicação ao seu sistema, basta informar a chave de acesso e, se desejar, ativar o Push NF-e para receber alertas automáticos sobre qualquer mudança na situação da nota.

A vantagem dessa opção é a possibilidade da verificação automatizada de um maior volume de notas. Porém, esse serviço não é gratuito, o acesso deve ser contratado diretamente com o SERPRO.

Onde validar a autenticidade das notas fiscais?

A maneira de verificar manualmente as notas fiscais eletrônicas pode variar conforme o tipo de documento que você deseja consultar. Confira como realizar o processo de verificação de autenticidade em cada caso:

Verificar autenticidade de Nota Fiscal eletrônica (NFe)

A Nota Fiscal eletrônica é empregada em transações entre pessoas jurídicas, ou seja, de empresa para empresa, seja para prestação de serviços ou venda de produtos. Para verificar a autenticidade neste caso, siga os passos abaixo:

  • Acesse o Portal da Nota Fiscal Eletrônica;
  • Em “Serviços”, clique no ícone “Consultar NFe”;
  • Insira a chave de acesso da NFe;
  • Confirme a autenticidade da sua nota;
  • Se desejar fazer o download, valide a operação com seu certificado digital.

Cabe ressaltar que a chave de acesso é uma sequência de 44 números, situada na parte direita do DANFE embaixo do código de barras, e que cada nota fiscal tem um código diferente que permite a identificação rápida.

Verificar autenticidade de Nota Fiscal de Serviço (NFSe)

A Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFSe) é essencial para comprovar a prestação de serviços. Ela pode ser emitida em transações entre empresas ou entre pessoa jurídica e pessoa física.

Até recentemente, verificar a autenticidade de uma NFSe envolvia acessar os sistemas individuais de cada Prefeitura. Com a nacionalização desse documento fiscal, o processo ficou mais simples:

  • Acesse o Portal da Nota Fiscal de Serviço eletrônica;
  • Clique em “Consultar Nota Fiscal”;
  • Insira a chave de acesso;
  • Clique em “Consultar” para verificar a autenticidade;
  • Caso prefira, você pode consultar pela DPS, fornecendo o CNPJ ou CPF do emitente, o número e série da DPS e o município de emissão;
  • Em seguida, clique em “Consultar”.

Vale lembrar que DPS ou Declaração de Prestação de Serviço, é um documento cuja responsabilidade é do contribuinte.

Dessa forma, deve ser gerado manualmente ou por meio de um sistema de emissão, com numeração em sequência crescente que deve ser substituído pela NFSe dentro do prazo determinado pelo órgão fiscal municipal.

Verificar autenticidade de Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFCe)

A Nota Fiscal ao Consumidor eletrônica (NFCe) é comumente emitida para clientes no varejo e inclui um QR code, juntamente com uma chave de acesso, ambos podem ser utilizados para verificar a autenticidade fiscal.

Para este tipo de nota fiscal, a verificação é realizada através da Secretaria da Fazenda de cada estado e pode ser conduzida seguindo os passos abaixo:

  • Acesse o site da Secretaria de Fazenda do seu estado;
  • Encontre a opção “Consulta de NFCe”;
  • Insira a chave de acesso;
  • Verifique a autenticidade da nota.

Caso opte pelo QR Code da nota fiscal, escaneie com seu celular para realizar o processo de forma mais ágil.

Verificar autenticidade do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe)

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe) consolida os documentos fiscais da carga transportada para agilizar o processo de fiscalização durante o transporte de mercadorias.

Conhecido como Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), esse tipo de nota fiscal também é identificado por uma chave de acesso e pode ser consultado através do Portal do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais.

Verificar autenticidade do Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe)

O Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) é o documento fiscal emitido por empresas do setor de transporte de passageiros ou cargas, incluindo os modais rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário.

A verificação da validade do CTe segue um processo semelhante ao da NFe e pode ser realizada da seguinte maneira:

O que valida uma nota fiscal?

Uma nota fiscal válida possui assinatura digital obrigatória do emissor, autorização da SEFAZ e informações sobre a operação, como dados do emissor e destinatário, produtos, impostos, valores e forma de pagamento. Isso tudo garante que a nota é autêntica, foi emitida legalmente e está registrada corretamente nos sistemas fiscais.

Quando o processo envolve bancos, contadores ou outras empresas, é preciso que haja maior garantia de que todas as informações da transação estejam corretas e, para isso, devem seguir procedimentos específicos.

Sendo assim, eles acessam a nota utilizando a chave de acesso fornecida pela própria NFe. Se durante a validação for constatada alguma adulteração na hora da emissão, o documento é automaticamente invalidado pela SEFAZ.

Quanto tempo para validar uma nota fiscal?

Por se tratar de um processo simples e na maioria das vezes manual, pode ser feito quase que instantaneamente assim que o documento é transmitido para a SEFAZ.

Apenas em casos de instabilidade no sistema ou emissões em contingência, pode ser que leve mais tempo, mas assim que a transmissão da emissão é normalizada, o processo também é imediato.

Quando a validação de nota fiscal é necessária?

Sempre que um profissional ou organização tem a necessidade de analisar se determinada nota foi emitida legalmente e as informações e arquivos estão corretos. Seja para garantir segurança fiscal, avaliar novos fornecedores, cumprir obrigações contábeis ou evitar fraudes.

Além de contribuir com a redução de retrabalhos, verificar a autenticidade das notas permite que a empresa mantenha suas obrigações fiscais bem organizadas e tenha mais portas abertas no mercado.

Ao fazer a validação, é possível verificar erros e fazer correções na nota, caso sejam necessárias, sem que seja preciso emitir uma nova para garantir que tudo esteja correto.

O que é considerada uma nota fiscal válida?

Uma nota fiscal é considerada válida quando apresenta as seguintes informações durante o processo de emissão:

  • Informações gerais: abrangem detalhes da transação, como data, número da nota fiscal, série e finalidade;
  • Dados do emissor: que identificam o fornecedor por meio de informações como CNPJ, Razão Social e endereço;
  • Dados do destinatário: identificam o comprador, incluindo CNPJ ou CPF, endereço, email e telefone;
  • Detalhes sobre o produto e impostos incidentes: englobam a descrição do produto, seu valor unitário, código de barras, CFOP, NCM e CEST, bem como os impostos aplicados à transação;
  • Valores: indicam o montante total da nota, incluindo o preço do produto, impostos e, se aplicável, frete;
  • Dados da transportadora: identificam a empresa responsável pela entrega, fornecendo sua razão social, CNPJ e outros detalhes de identificação;
  • Forma de pagamento: descrição de como o pagamento foi realizado, incluindo informações sobre cartão de crédito ou troco, se aplicável.

Quando a nota não é válida?

Quando a nota fiscal não teve sua emissão autorizada pela SEFAZ, apresenta informações incorretas ou adulteradas, não possui assinatura digital válida do emissor ou foi emitida fora das regras fiscais.

O documento fiscal também pode ser considerado inválido quando a chave de acesso tem inconsistências, os dados obrigatórios não foram inseridos e quando a nota é cancelada ou rejeitada pelo sistema.

O que fazer se descobrir que a nota fiscal é falsa?

Ao identificar uma nota fiscal falsa, notifique a Receita Federal o mais rápido possível. Isso evita possíveis problemas fiscais.

Para isso, vá até o Portal da Nota Fiscal eletrônica e utilize a funcionalidade de Manifestação do Destinatário.

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