O que é considerado um documento fiscal?
Qualquer registro de uma transação comercial que comprove a operação junto à Receita é considerado um documento fiscal. Esses documentos não apenas certificam operações de compra e venda de produtos e serviços e operações que envolvem transporte, mas também apresentam os dados dos tributos dessas transações.
Além da Receita Federal, sua emissão é exigida por órgãos públicos como a Secretaria de Finanças dos municípios, Secretarias da Fazenda Estadual onde a empresa está sediada.
O que são documentos fiscais de uma empresa?
São todas as documentações que contém uma comprovação de transações comerciais, registro de receita, movimentações contábeis, declarações de impostos e guias de recolhimento de tributos. Como as notas fiscais, faturas, recibos e livro fiscal.
Por se tratar de um meio de comunicação entre contribuintes e o Fisco, é imprescindível constar nestes registros informações sobre valores da transação, natureza da operação, impostos, dados do emitente e outras informações conforme o tipo de documento.
Quais são os tipos de documentos fiscais?
As transações comerciais que as empresas realizam diariamente possuem diversos registros diferentes para validá-las perante a Receita. São 5 tipos principais que se dividem em algumas categorias, destacando-se: a Nota Fiscal eletrônica (NFe), a Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFSe) e a Nota Fiscal do Consumidor (NFCe).
Logo, é preciso entender que são necessários vários tipos de documentos para que as atividades ocorram em acordo com a legislação tributária brasileira. Vejamos os detalhes de cada tipo a seguir.
Notas fiscais
As notas fiscais são os documentos oficiais de compra e venda de produtos e serviços, que garantem que a operação está acontecendo dentro da lei. Entre elas temos:
Nota Fiscal Eletrônica (NFe)
A Nota Fiscal Eletrônica é um documento em formato digital que registra os dados de uma transação comercial. Indispensável para empresas contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS), pode ser emitido diretamente pelos Web Services da Receita ou por meio de sistemas comerciais habilitados.
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFSe)
A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é emitida quando há transações de prestação de serviços. Apesar de semelhante à NFe, se difere pelo fato do que está sendo comercializado (produto x serviço).
Além disso, se distingue por ser um documento com definições específicas em cada município, de forma que sua emissão varia de acordo com a cidade, e sua automatização depende da liberação local para as plataformas integradoras.
Inclusive, a API do Focus NFe já atende diversas cidades na automatização de emissão de NFSe.
Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFCe)
Considerada como a “evolução do cupom fiscal”, a NFCe substituiu a necessidade de uso de impressoras fiscais específicas, o que trouxe redução de custos para as empresas que atendem o consumidor final.
Essa substituição foi possível pois, com a Nota Fiscal do Consumidor, cada cupom fiscal é autorizado automaticamente pela Receita Estadual. Assim, o documento digital é gerado e pode ser enviado ao consumidor via email, ou até mesmo ser impresso em um equipamento comum.
Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação eletrônica (NFCom)
A NFCom é um documento exclusivamente digital, emitido e armazenado eletronicamente, que registra o consumo de energia elétrica em um determinado período de faturamento. Sua validade jurídica é assegurada pela assinatura digital do emitente e pela autorização de uso concedida pela administração tributária do estado ao qual o contribuinte está vinculado.
Sua emissão deve ser feita por empresas privadas, públicas e pessoas físicas, com o objetivo de simplificar as obrigações acessórias dos contribuintes, permitindo o acompanhamento em tempo real pelo Fisco.
Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3e)
A NF3e é um documento fiscal digital emitido para registrar o faturamento de operações relacionadas ao consumo de energia elétrica. Seu objetivo é simplificar o acesso às informações e ajudar a reduzir custos.
Outros tipos de documentos fiscais
Além dos documentos fiscais mais tradicionais, existem outros tipos que desempenham funções importantes no controle e na fiscalização das operações comerciais, como:
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFe)
O DANFe é um documento impresso que acompanha a Nota Fiscal eletrônica ao longo do transporte de um produto, facilitando o controle e a conferência de informações até que a mercadoria chegue ao destino.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe)
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) foi criado para garantir que toda a documentação fiscal referente a uma mercadoria, esteja disponível para apresentação caso necessário. Com ele, o processo logístico torna-se mais simples, melhorando a eficiência nas entregas e economizando tempo.
Esse documento agrupa em um mesmo arquivo todas as notas fiscais de produtos que estão sendo transportados, sendo considerado como a “nota fiscal dos serviços de transporte”.
Carta de correção eletrônica (CCe)
A CCe é um documento que serve para corrigir erros em campos específicos quando há divergências em notas fiscais já emitidas.
Manifestação do Destinatário (MDe)
A MDe é um meio criado para que empresas tenham ciência das notas fiscais emitidas para elas. Por meio dela, a empresa pode se manifestar em relação às notas emitidas, podendo aceitá-las ou rejeitá-las.
Manifesto de Documentos Fiscais eletrônico (MDFe)
O Manifesto de Documentos Fiscais eletrônico substitui o Manifesto de Carga (modelo 25) e é usado por empresas de transporte com mais de um CTe ou NFe, independentemente do porte ou tipo de frota.
Seu principal objetivo é simplificar o registro em lote dos documentos fiscais em trânsito, facilitando o monitoramento do Fisco e a gestão fiscal das empresas.
O MDFe permite que a fiscalização interestadual e nas fronteiras identifique informações sobre a carga e o transporte por meio de sistemas RFID.
Cupom Fiscal
O Cupom Fiscal é um comprovante legal de compra emitido por empresas que vendem diretamente ao consumidor final. É gerado por uma impressora homologada, via SAT (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos).
Além disso, serve para o controle financeiro da empresa, discriminando os impostos (como ICMS, PIS e Cofins) e seus valores. Sua emissão é obrigatória para negócios com receita bruta anual acima de R$120 mil, conforme a legislação de cada estado.
Nota Fiscal Avulsa
A Nota Fiscal Avulsa é um documento fiscal emitido individualmente, com a mesma validade das demais notas fiscais, podendo ser manual ou eletrônica.
É indicada para empreendedores que não são contribuintes do ICMS, como MEIs, e para negócios que não têm a obrigatoriedade de emitir nota fiscal regularmente. Atende tanto pessoas físicas quanto micro e pequenas empresas que não utilizam software próprio para emissão.
Como identificar um documento fiscal?
Para identificar um documento fiscal, analise informações como dados do emissor (razão social e CNPJ), série, número e chave de acesso. Outra forma é consultar o arquivo XML gerado na emissão para encontrar informações mais detalhadas.
Qual o prazo de guarda dos documentos fiscais?
O tempo de guarda varia conforme o documento, por isso é preciso analisar caso a caso.
Por exemplo, a NFe e o CTe possuem um prazo de guarda de 5 anos, e tanto o emissor quanto o destinatário devem mantê-los armazenados para o caso de ser necessário apresentar ao Fisco. Enquanto outros documentos devem ser mantidos por até 10 anos após a emissão.
Para verificar com precisão, acesse os portais da SEFAZ estadual ou municipal, ou portais oficiais de cada documento, como o Portal da NFe e o Portal do CTe.
Qual a diferença entre documentos fiscais e não fiscais?
Os documentos fiscais são aqueles que possuem valor tributário, uma vez que registram entradas e saídas de mercadorias e serviços, sendo obrigatórios para a rotina de uma empresa, seja qual for o porte. Já os não fiscais, também são importantes para a organização financeira e contábil da empresa, porém não possuem valor fiscal.
Assim, a principal diferença entre documentos fiscais e não fiscais está nas questões tributárias e contábeis. Isso porque o imposto será aplicado de acordo com as operações comerciais realizadas e apresentadas ao Fisco.
Os dois tipos são relevantes para o controle financeiro, devendo ser emitidos em todas as operações e armazenados corretamente. No entanto, é necessário ter atenção ao diferenciá-los para declarar os tributos corretamente.
Qual a importância dos documentos fiscais?
As notas fiscais são extremamente importantes para garantir uma gestão fiscal saudável e eficiente, além de manter a empresa em conformidade com o Fisco.
Ao emitir e armazenar corretamente os documentos fiscais, permite maior conhecimento em torno das operações realizadas e possibilita um crescimento mais sustentável.
Como automatizar a emissão de documentos fiscais?
A automação da emissão de documentos fiscais é feita por meio de softwares pagos que permitem a geração automática de documentos fiscais. A partir da integração desses programas com outros sistemas de gestão da empresa, é possível aproveitar dados já lançados nos pedidos, otimizando o processo de emissão.
Entenda sobre esse processo a seguir.
1- Identifique o tipo de documento fiscal
Primeiro, determine qual será o tipo de documento fiscal a ser emitido, se será a NFSe, NFCe, NFe, entre outras. Isso porque cada tipo exige determinada conformidade com legislações específicas.
2- Credenciamento
Realize o cadastro da empresa na Secretaria de Fazenda (estadual ou municipal) conforme o tipo de documento a ser emitido para fazer a emissão adequadamente.
3- Obtenção de Certificado Digital
Para que a automatização seja feita, é necessário que o software de emissão tenha Certificado Digital para validar e emitir os documentos junto à SEFAZ.
4- Escolha uma API de emissão fiscal
Antes de iniciar a emissão automatizada, escolha a solução que melhor atenda às normas fiscais da Receita, assim como as demandas da sua empresa.
Analise funcionalidades como a compatibilidade com seu sistema de gestão ou ERP, bem como é o processo de emissão, consulta e cancelamento de documentos emitidos, entre outras ações necessárias para que esta atividade seja a mais prática possível.
A Focus NFe oferece uma API completa para a gestão e emissão de uma infinidade de documentos fiscais, incluindo todas as operações necessárias para você, desenvolvedor(a), dar adeus às burocracias.
5- Faça a integração
Com a escolha feita, é preciso fazer a integração entre a API e sistemas internos da empresa para que aconteça o compartilhamento de dados e a automatização ocorra.
Para isso, configure fluxos automatizados para gerar notas fiscais a partir de ações específicas como entradas e saídas, por exemplo.
6- Emissão automatizada
Após a integração das plataformas e sistemas internos, a API permitirá a emissão automatizada dos documentos fiscais no momento em que houver uma venda ou prestação de serviço, validando-os com a SEFAZ.
Importante: Evite problemas fiscais e confira se os documentos estão sendo gerados corretamente e se a emissão foi devidamente autorizada pela SEFAZ.
Por que automatizar a emissão de documentos fiscais?
A automação traz benefícios como a redução de erros humanos, maior agilidade no processo de emissão, otimização de recursos e economia financeira. Também garante o armazenamento seguro das notas fiscais, integração com outros sistemas corporativos e atualização automática conforme mudanças na legislação.
Simplifique sua gestão de documentos fiscais com a Focus NFe
Somos um ecossistema de soluções para a emissão e gestão de documentos fiscais. Nossos recursos permitem que empresas dos mais diversos portes e segmentos ganhem mais tempo para focar no que importa.
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